Manual Prosedur Syarikat Apa Ia Mengajar, Bagaimana Menyediakan Ia

The prosedur prosedur sebuah syarikat Ini adalah dokumen bertulis yang menyenaraikan arahan langkah demi langkah tentang cara menyelesaikan tugasan pekerjaan atau bagaimana menangani keadaan tertentu apabila ia muncul di tempat kerja. Mengandungi amalan terbaik syarikat dan perihalan proses perniagaan utama.

Manual ini juga mengandungi kaedah dan piawai mengenai bagaimana kerja itu dijangka akan dilaksanakan. Penciptaan manual prosedur membolehkan untuk menyalurkan syarikat ke arah pertumbuhan, memudahkan latihan dan memudahkan keupayaan untuk skala.

Manual ini boleh menjadi pengikat tiga cincin, folder pada pemacu kongsi rangkaian atau versi automatik yang diterbitkan dalam talian, dengan menggunakan perisian pentadbiran prosedur. Setiap orang mesti memahami apa manual manual dibuat dan di mana ia dapat ditemui apabila seseorang memerlukannya.

Menulis prosedur prosedur memerlukan langkah-langkah yang terlibat dalam proses tertentu yang difahami dengan jelas. Apabila syarikat berkembang, prosedur baru diperlukan. Manual prosedur juga boleh dianggap sebagai perpustakaan prosedur.

Rumah manual contoh prosedur yang boleh digunakan sebagai model untuk prosedur operasi baru. Semua pekerja organisasi mesti dididik dalam dasar dan prosedur syarikat; mereka harus sentiasa mempunyai akses segera kepada manual prosedur.

Indeks

• 1 Apa gunanya??
• 2 Bagaimana untuk melakukannya?
  • 2.1 Menentukan proses pusat
  • 2.2 Tulis pengenalan
  • 2.3 Menetapkan carta aliran setiap proses
  • 2.4 Menyampaikan prosedur kepada orang lain untuk membacanya
  • 2.5 Buat senarai semak dan borang
  • 2.6 Mengintegrasikannya ke dalam manual prosedur
• 3 Contoh
• 4 Rujukan

Apa itu??

Dengan menggunakan manual prosedur yang ditulis dengan baik, sebuah syarikat boleh dengan lebih berkesan memudahkan latihan pekerja baru.

Di luar latihan, manual prosedur menyediakan ahli pasukan semasa dengan sumber untuk mempelajari prosedur yang paling sedikit digunakan, memastikan mereka dilakukan dengan formalitas yang betul, mengekalkan kawalan mutu.

Pekerja mesti memahami apa yang diharapkan daripada mereka. Penyelia memerlukan manual prosedur untuk menguruskan proses perniagaan. Dengan mendokumenkan piawaian, apa yang penting untuk pertumbuhan, kualiti dan kepuasan pelanggan disampaikan.

Melalui dasar dan prosedur yang mempengaruhi kawasan berfungsi, pekerja barisan hadapan diberi kuasa untuk membuat keputusan yang berkesan dan menjimatkan masa.

Manual prosedur yang berkesan menyediakan kaedah yang sesuai untuk komunikasi antara pejabat, membolehkan kakitangan bekerjasama untuk menyelesaikan masalah perniagaan sehari-hari tanpa memerlukan penglibatan penyelia yang tidak perlu.

Objektif manual prosedur adalah untuk mengatur kandungan yang berbeza untuk mencerminkan cara dan cara komunikasi syarikat, untuk melaksanakan perkhidmatan atau pembuatan produk dengan biaya terendah dan dalam waktu yang sesingkat mungkin.

Mempunyai faedah tambahan untuk mengekalkan kepuasan kerja dan motivasi pekerja yang tinggi.

Bagaimana untuk membuatnya?

Sebelum membangunkan manual prosedur, penting untuk memahami perbezaan antara dasar, proses dan prosedur pusat.

- Dasar adalah seperangkat prinsip asas dan garis panduan yang berkaitan, dirumuskan dan diterapkan oleh kepimpinan sebuah organisasi, untuk mengarahkan dan membatasi tindakannya dalam mengejar objektif jangka panjang.

- Proses asas adalah urutan prosedur saling bergantung dan saling berkaitan, yang setiap peringkat menggunakan satu atau lebih sumber (waktu pekerja, tenaga, mesin, wang) untuk mengubah masukan menjadi produk. Hasil ini berfungsi sebagai masukan untuk tahap seterusnya sehingga matlamat yang diketahui atau hasil akhir dicapai.

- Prosedur adalah urutan aktiviti atau tindakan tetap yang ditentukan oleh langkah-langkah (mengandungi titik awal dan akhir yang jelas) yang mesti dilakukan dalam susunan yang sama dengan betul menentukan tugas.

Tentukan proses pusat

Semua proses pusat yang dimiliki oleh syarikat itu perlu dipertimbangkan. Ia bermula dengan menentukan proses mana yang akan ditakrifkan dan dipetakan dalam manual prosedur, membuat ringkasan semua prosedur yang perlu dimasukkan..

Walaupun ada kemungkinan bahawa setiap proses tidak diletakkan, penting untuk menetapkan yang paling penting dan penting. Sebagai contoh, sebuah restoran boleh menentukan proses pusat bagaimana hidangan tertentu dibuat, tetapi sama pentingnya dengan proses pembersihan restoran.

Senarai proses teras yang perlu dilindungi mesti diwujudkan supaya setiap satu boleh diintegrasikan ke dalam manual prosedur selepas memetakannya. Skim ini akan bertindak sebagai panduan untuk memastikan anda tidak meninggalkan mana-mana tugas apabila anda mula menulis manual.

Tulis pengenalan

Sertakan penerangan ringkas tentang apa yang dimasukkan ke dalam manual, yang secara langsung ditujukan kepada orang yang akan menggunakan manual, pembaca apa yang boleh dijangkakan apabila menggunakan manual dan cara terbaik untuk menggunakan manual tersebut (iaitu "membacanya dari awal hingga akhir"). akhir "atau" menggunakannya sebagai rujukan untuk mencari prosedur yang perlu ").

Menetapkan carta aliran setiap proses

Setiap proses ditakrifkan oleh langkah atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Sekiranya langkah dihilangkan, ia boleh bermakna kehilangan atau melambatkan pesanan, atau mempunyai produk akhir yang rosak. Menubuhkan carta alir adalah untuk menentukan aliran kerja.

Untuk melengkapkan manual anda mesti bermula dengan satu proses pada satu masa: mulakan dengan proses skema pertama. Langkah-langkah yang perlu untuk menyelesaikan proses diterangkan, maka butiran akan dikembalikan dan butiran ditulis untuk setiap langkah.

Anda perlu memastikan bahawa setiap langkah adalah jelas dan ringkas. Setiap langkah perlu memberikan butiran yang cukup untuk sesiapa sahaja untuk mengikuti arahan.

Sebagai contoh, anggap prosedur untuk proses jualan sedang dibuat oleh keperluan di Internet. Carta alir pertama dibuat tentang bagaimana pelanggan berpotensi dihubungi selepas dia meminta maklumat tersebut: melalui panggilan telefon, e-mel atau mesej teks.

Jika prospek tidak boleh dihubungi pada mulanya, ia dikira berapa kali pasukan jualan mengikuti, dengan skrip tertentu untuk setiap kenalan.

Apabila pelanggan dihubungi, skrip yang lain diberikan, serta satu set susulan, bergantung kepada sama ada pelanggan membeli produk atau memutuskan untuk menunggu.

Beri prosedur kepada orang lain untuk membacanya

Adalah penting untuk mempunyai rakan sekerja atau seseorang yang anda tahu membacanya dan ikut arahan seperti yang ditulis. Orang ini boleh memberikan komen berharga jika ada langkah-langkah yang anda tidak dapat menyelesaikan atau tidak faham.

Prosedur ini disahkodkan berdasarkan ulasan. Anda mungkin perlu menulis semula, mengedit atau menambah sesuatu kepada arahan.

Buat senarai semak dan borang

Untuk mana-mana proses lebih mudah bagi ahli pasukan untuk mengikuti borang atau senarai semak. Itulah sebabnya mengapa templat terperinci mesti dibangunkan, berdasarkan proses yang dipetakan.

Sekiranya anda perlu mengumpulkan maklumat khusus apabila pelanggan memasuki, anda mesti memastikan bahawa template mempunyai semua maklumat yang diperlukan, dibentangkan secara ringkas.

Ia tidak sepatutnya diandaikan bahawa ahli pasukan mengingati segala sesuatu yang ditunjukkan oleh prosedur, terutamanya apabila pelanggan duduk di hadapannya. Senarai semak dan borang hendaklah disatukan sebagai lampiran kepada carta alir dan langkah-langkah proses.

Mengintegrasikannya ke dalam manual prosedur

Selepas satu carta aliran telah ditugaskan untuk setiap proses dan semua templat dokumen sokongan telah diwujudkan, ia disatukan ke dalam manual prosedur lengkap. Manual ini dianjurkan berdasarkan jabatan.

Sebagai contoh, manual prosedur boleh mempunyai bahagian "Jualan", "Operasi" dan "Pengedaran". Setiap bahagian dibahagikan kepada proses pusat jabatan itu, secara amnya dalam urutan di mana setiap proses pusat dijalankan dalam penghantaran umum produk.

Dalam seksyen "Agihan", anda boleh mempunyai beberapa proses utama, seperti "Dapatkan pesanan", "Pembungkusan untuk penghantaran", "Pengiriman" dan "Susulan".

Manual prosedur diatur dengan jadual kandungan dan setiap prosedur jelas disenaraikan dengan tajuk tajuk tajuk.

Ia termasuk penutup dengan nama manual, jadual kandungan, pengenalan dan tatacara dalam susunan jadual kandungan.

Malah tab boleh diletakkan untuk ahli pasukan untuk menyemak manual dengan mudah, untuk membantu mereka mencari prosedur yang relevan di jabatan mereka..

Akhirnya salinan dibuat dan diedarkan. Maklum balas berterusan mesti digalakkan dan manual dikemas kini apabila perlu. Harus ada manual yang tersedia di kawasan yang ditetapkan setiap lokasi berfungsi, menggunakan dasar dan prosedur.

Contohnya

-Manual untuk memasak hamburger dengan cara tertentu.

-Manual mengenai cara bertindak sekiranya berlaku kebakaran, gempa bumi atau bencana alam.

-Manual mengenai cara bertindak sebagai tindak balas kepada aduan pelanggan atau kepada pelanggan yang agresif.

-Manual untuk menjalankan proses pemilihan kakitangan.

-Manual untuk mengetahui cara bekerja di sebuah restoran.

Rujukan

1. Kimberlee Leonard (2017). Bagaimana saya menulis kepada Manual Prosedur Operasi Standard? Perniagaan Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Apakah Dasar dan Prosedur Manual? Bizmanualz Diambil dari: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Pengertian Manual Prosedur. Diambil dari: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Apakah Tujuan Manual Prosedur? Bizmanualz Diambil dari: bizmanualz.com.
5. Makmal Template (2018). 37 Templat Prosedur Operasi Standard (SOP) Terbaik. Diambil dari: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). PANDUAN 8-LANGKAH UNTUK MEMBINA MANUAL PROSEDUR PENGUATKUASA STANDAR. Lern. Diambil dari: blog.lern.org.