Profil setiausaha eksekutif, kemahiran dan fungsi yang diperlukan

The setiausaha eksekutif adalah pekerjaan atau profesi yang berfungsi untuk memberikan sokongan maksimum kepada pekerja berpangkat tinggi dalam syarikat atau organisasi. Ia akan menjadi yang akan menganjurkan dan mengekalkan jadual eksekutif dan membantu mereka menjalankan pelbagai tugas pentadbiran.

Objektifnya adalah untuk menyumbang kepada kecekapan keseluruhan perniagaan, dengan memastikan bahawa semua tugas pentadbiran yang diberikan kepadanya akan dilaksanakan dengan cara yang tepat pada masanya dan cekap. Setiausaha adalah orang yang memberikan sokongan pentadbiran. Mereka boleh melakukan tugas-tugas seperti menulis dan memfailkan, menjawab telefon dan menghantar mesej.

Sebaliknya, eksekutif, atau pembantu pentadbiran, setiausaha juga membuat beberapa aktiviti-aktiviti ini, bersama-sama dengan pejabat penyelarasan, penyelidikan produk, interaksi dengan pembekal, pesanan produk dan mewujudkan pangkalan data.

Biasanya, setiausaha eksekutif menerima gaji lebih tinggi daripada setiausaha, kerana mereka melaksanakan fungsi peringkat tinggi dan mempercepatkan produktiviti pejabat.

Indeks

• 1 Profil yang diperlukan
• 2 Kemahiran yang diperlukan
• 3 Fungsi
  • 3.1 Tanggungjawab
• 4 Rujukan

Profil yang diperlukan

- Ijazah Sarjana Muda dalam pentadbiran perniagaan atau bidang yang berkaitan.

- Pengalaman yang terbukti sebagai setiausaha eksekutif atau peranan pentadbiran yang serupa.

- Mesti berkompeten dalam pengurusan Microsoft Office dengan cara yang terintegrasi, dan dalam "back-office" perisian, sebagai contoh, sistem ERP.

- Pengetahuan mendalam tentang pentadbiran pejabat dan prosedur perakaunan asas, serta kosa kata teknikal yang berkaitan yang ditangani dalam industri.

- Keterikatan dengan kaedah penyelidikan asas dan teknik pelaporan.

- Kemahiran organisasi dan pengurusan masa yang sangat baik.

- Kemahiran komunikasi dan perundingan yang cemerlang.

- Integriti dan kerahsiaan.

Setiausaha eksekutif mesti profesional yang pantas dengan keupayaan pengurusan masa dan keupayaan multitasking yang hebat. Dengan ketekunan dan kecekapan mereka dalam kerja mereka, para eksekutif boleh memberi tumpuan kepada tanggungjawab pengurusan mereka tanpa perlu bimbang tentang tugas lain.

Ramai pengurus bergantung kepada setiausaha eksekutif mereka untuk menyelaraskan tugas harian dan memastikan mereka dalam agenda. Mereka memerlukan banyak kebijaksanaan dan kepercayaan sebagai penjaga masa pengurus.

Kemahiran yang diperlukan

Setiausaha eksekutif perlu cekap dalam kemahiran asas seperti menulis, tatabahasa, ejaan dan tanda baca, dan mempunyai pengalaman menggunakan biasa peralatan pejabat dan perisian aplikasi seperti pemprosesan perkataan, hamparan dan grafik.

Begitu juga, mereka mesti mempunyai kemahiran yang sangat baik untuk menguruskan masa dan keupayaan untuk menangani pelbagai tanggungjawab dengan berkesan.

Sebaliknya, setiausaha eksekutif juga memerlukan kualiti lain, seperti penghakiman yang baik, diplomasi, kebijaksanaan dan keupayaan menyelesaikan masalah secara autonomi.

Mereka memerlukan kemahiran komunikasi yang kuat untuk berinteraksi dengan orang ramai, menulis laporan dan meninjau penerbitan.

Dengar secara aktif

Mesti tahu untuk memberi perhatian penuh terhadap apa yang orang lain katakan, meluangkan masa untuk memahami perkara yang sedang dibuat, mengajukan soalan yang sesuai dan tidak mengganggu pada waktu yang tidak sesuai.

Pemahaman membaca

Memahami sepenuhnya ayat dan perenggan bertulis dalam dokumen yang berkaitan dengan kerja.

Pengurusan masa

Ketahui cara mengurus masa anda sendiri dengan berkesan, serta masa orang lain.

Mengetahui bagaimana bercakap

Bercakap dengan jelas dengan orang lain untuk dapat menghantar maklumat dengan berkesan.

Menulis

Mempunyai komunikasi yang berkesan secara bertulis, mengikut apa yang paling sesuai untuk keperluan penonton.

Pemikiran kritikal

Penggunaan logik dan pemikiran untuk mengenal pasti kekuatan dan kelemahan penyelesaian alternatif, kesimpulan atau pendekatan terhadap masalah yang timbul.

Pembelajaran proaktif

Memahami implikasi maklumat baru untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan semasa dan masa depan.

Penyelarasan

Pelarasan tindakan yang berkaitan dengan tindakan orang lain.

Tinjauan

Mengkaji dan menilai prestasi dirinya, orang lain atau organisasi, untuk membuat penambahbaikan atau mengambil langkah pembetulan.

Fungsi

Setiausaha eksekutif mungkin bertanggungjawab untuk wang tunai dan perakaunan kecil, tetapi juga boleh menguruskan belanjawan. Anda boleh menerbitkan artikel di laman web, walaupun anda juga boleh merancang dan menguruskan laman web.

Anda boleh melakukan kemasukan data dalam hamparan yang anda telah direka dan digunakan untuk fungsi pelaporan.

Setiausaha eksekutif boleh mengawasi kakitangan pentadbiran. Beliau sering melaporkan terus kepada Ketua Pegawai Eksekutif, dan boleh menyokong satu atau lebih eksekutif kanan.

Tanggungjawab

Perhatian kepada eksekutif

- Simpan agenda eksekutif dan membantu dalam perancangan pelantikan, mesyuarat lembaga, persidangan, dll..

- Hadiri mesyuarat untuk membuat minit dan minit pertemuan, kemudian menyusun, menyalin dan mengedarkannya.

- Membuat semua urusan perjalanan untuk para eksekutif: pembelian Passage, tempahan hotel, penghantaran perbelanjaan perjalanan, pengurusan dan kajian dokumentasi yang relevan, dan sebagainya..

- Mengendalikan siasatan yang diamanahkan, mengumpul data dan menyediakan dokumen atau laporan untuk pertimbangan dan persembahan oleh eksekutif, jawatankuasa dan lembaga pengarah, sebagaimana yang ditetapkan.

- Mengendalikan dokumen sulit, memastikan mereka tetap selamat dan selamat.

Interaksi dalaman dan luaran

- Menerima dan menyaring panggilan telefon, mengalihkannya kepada orang yang sesuai apabila mudah.

- Mengurus, memberi keutamaan dan mengedarkan semua surat masuk dan keluar (e-mel, surat, faks, pakej, dan lain-lain), membaca dan menganalisis memo, pembentangan dan laporan diterima dan balasan yang menentukan kepentingan mereka dan merancang pengedaran mereka.

- Sediakan jawapan kepada korespondensi yang mengandungi pertanyaan rutin.

- Pantau penggunaan bekalan pejabat dan berunding dengan para pembekal untuk memastikan pesanan lebih menguntungkan.

- Bertemu dengan individu, kumpulan minat khas dan lain-lain, bagi pihak eksekutif, jawatankuasa dan lembaga pengarah.

- Pelawat selamat datang dan menentukan sama ada mereka harus diberi akses kepada orang tertentu tertentu.

Sokongan pentadbiran

- Simpan rekod elektronik dan kertas yang diarkibkan, memastikan maklumat itu dianjurkan dan mudah diakses untuk mendapatkan semula cepat.

- Menyediakan invois, laporan, surat, penyata kewangan dan dokumen-dokumen lain, dengan menggunakan perisian pemprosesan perkataan, hamparan, pangkalan data dan / atau persembahan, dan memberikan bantuan yang sesuai dalam perakaunan.

- Melaksanakan tugas pejabat umum, seperti menyelenggara sistem pentadbiran dan melaksanakan tugas perakaunan asas.

- Menyelaras dan mengarahkan perkhidmatan pejabat, seperti penyediaan rekod dan anggaran, untuk membantu para eksekutif.

- Menubuhkan dan menyelia dasar dan prosedur pentadbiran, baik untuk pekerja pejabat, maupun organisasi.

- Semak amalan dan prosedur operasi untuk menentukan sama ada penambahbaikan boleh dibuat dalam bidang seperti aliran kerja, prosedur pelaporan atau perbelanjaan.

- Menyelia dan melatih kakitangan pentadbiran lain.

Rujukan

1. Boleh dilaksanakan (2018). Penerangan pekerjaan Setiausaha Eksekutif. Diambil dari: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Perbezaan Antara Setiausaha dan Setiausaha Eksekutif. Kerja - Chron. Diambil dari: work.chron.com.
3. Perancang Kerjaya (2018). Setiausaha Eksekutif dan Pembantu Tadbir. Diambil dari: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Penerangan Setiausaha Kerja. Diambil dari: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Tanggungjawab Setiausaha Eksekutif. Diambil dari: bestsampleresume.com