Apakah Kitaran Penting Dokumen?

The kitaran hidup dokumen terdiri daripada penggantian peringkat yang mana transit fail sepanjang hayat bergunanya. Fase-fasa ini, mulai dari penciptaan dokumen, melalui semua kegunaan dan pengubahsuaiannya, sehingga masa yang dimusnahkan atau difailkan secara kekal.

Konsep kitaran hidup dokumen dicipta di Amerika Syarikat selepas Perang Dunia Kedua. Ini adalah kerana keperluan untuk mencari cara yang sesuai untuk menguruskan sejumlah besar fail yang terkumpul.

Setiap disiplin membincangkan kitaran hayat dokumen dengan cara yang berbeza, dengan mengambil kira pendekatan dan sifat failnya.

Sebagai contoh, kitaran hidup dokumen undang-undang mungkin mempunyai peringkat yang berlainan daripada dokumen akademik.

Dalam setiap kes, pertimbangan berapa lama dokumen perlu disimpan, bagaimana ia perlu disimpan atau apa yang betul penggunaannya harus berubah. Begitu juga, terdapat juga pendekatan yang berbeza untuk peringkat kitaran hayat anda.

Sebagai contoh, mungkin ada dokumen tanpa nilai untuk sebuah syarikat atau entiti kerajaan kerana umurnya. Walau bagaimanapun, arkib yang sama ini boleh mempunyai nilai sejarah yang tinggi untuk sebuah muzium.

Satu lagi perbezaan asas ialah antara dokumen analog dan digital. Walaupun, kepentingannya terletak pada kandungan dokumen, kewujudan fail digital menyiratkan kekhasan dalam pengendalian mereka dan dalam peringkat kitaran hayat mereka.

Tiga umur dokumen

Pada tahun 1972, ahli sejarah Carlos Wyffels mencadangkan teori Tiga Abad. Mengikut ini, dokumen adalah objek yang mempunyai proses penting di mana kegunaan mereka diubah.

Secara umum, dokumen-dokumen itu digunakan secara intensif sejurus selepas penciptaannya dan untuk tempoh tertentu.

Walau bagaimanapun, dari masa ke masa penggunaan ini dikurangkan sehingga saat ini ia berhenti sepenuhnya, sama ada kerana ia diarkibkan atau dimusnahkan.

Menurut Wyffels, kitaran ini melalui mana semua dokumen lulus dibahagikan kepada tiga peringkat: umur pentadbiran atau aktif, umur pertengahan atau separuh aktif, dan zaman tidak aktif atau bersejarah..

Umur pentadbiran atau aktif

Ia merujuk kepada tempoh aktif sesuatu dokumen. Ia bermula pada saat penciptaannya dan berjalan melalui tahap yang berbeza di mana ia dirujuk, dipindahkan dan dikongsi secara kerap.

Contohnya, umur pentadbiran tiket perkhidmatan awam bermula apabila ia dijana. Kemudian, ia terus bergerak untuk masa yang terhad: sementara seorang tukang surat menyampaikannya atau menghantarnya melalui e-mel, apabila ia dirujuk dan apabila ia dibayar.

Umur pertengahan atau separuh aktif

Ia adalah tempoh di mana dokumen itu telah kehilangan utiliti yang mana ia telah dicipta. Oleh itu, ia tidak mempunyai penggunaan yang aktif seperti pada zaman pentadbiran. Walau bagaimanapun, ia dipelihara dan boleh dirujuk secara tidak sengaja.

Contohnya, umur pertengahan tiket perkhidmatan bermula apabila, selepas pembayaran, ia difailkan dalam folder. Ia berkemungkinan besar tidak akan dirujuk lagi, bagaimanapun, ia masih diarkibkan sekiranya ada kebimbangan.

Kehidupan separuh aktif dokumen boleh berubah mengikut jenis dokumen dan mengikut konteksnya. Dokumen undang-undang, sebagai contoh, boleh hidup lebih aktif daripada tiket perkhidmatan awam.

Umur tidak aktif atau usia sejarah

Ia merujuk kepada tempoh akhir fail. Walau bagaimanapun, tidak semua fail mempunyai destinasi yang sama. Bergantung pada sifat mereka, mereka boleh ditukar menjadi bersejarah atau dimusnahkan.

Arkib sejarah adalah mereka yang mempunyai nilai budaya atau penyelidikan. Oleh itu, pada peringkat ini, kaedah pemeliharaan dicari untuk mengekalkannya secepat mungkin..

Tahap kitaran hayat dokumen

Teori tiga zaman itu menegaskan secara umum fasa-fasa asas yang melaluinya semua dokumen dilalui.

Walau bagaimanapun, terdapat juga peringkat lain yang lebih spesifik yang menentukan kegunaan dan manipulasi dokumen.

Tahapan yang melaluinya dokumen bergantung pada nilainya, penggunaannya dan konteksnya. Mengikut ciri-ciri ini ditentukan yang merupakan fasa yang mesti disebarkan dan yang merupakan pelarasan teknikal dan pentadbiran bagi setiap satu daripadanya.

Ini adalah beberapa peringkat utama yang melaluinya dokumen berjalan semasa hayat bergunanya:

1-Penciptaan: terdiri daripada penciptaan dokumen, sama ada dalam format bercetak atau digital.

2-Penyimpanan: Mengikut format di mana dokumen itu dicipta, ia disimpan secara fizikal atau secara digital. Dalam sesetengah kes, tahap pendigitan juga dipertimbangkan, apabila ia adalah sebahagian daripada proses.

3-kategorisasi: merujuk kepada organisasi, klasifikasi atau pengindeksan dokumen mengikut parameter yang ditetapkan dalam setiap konteks.

4-Transfer: ia merujuk kepada penghantaran dan / atau penghantaran dokumen mengikut ciri-cirinya. Pada hakikatnya, ini boleh merujuk kepada penghantaran melalui pos fizikal atau penghantaran e-mel mengikut mana-mana yang berkenaan..

5-edaran: peringkat ini merujuk kepada dokumen-dokumen yang digunakan awam atau keperluan, oleh itu selepas diwujudkan mereka perlu didedahkan kepada sekumpulan orang tertentu.

6-Kerjasama penggunaan: Pada masa ini, fail boleh diaturkan untuk digunakan dan menyunting bersama. Peringkat ini adalah penampilan terkini dan dianggap eksklusif untuk dokumen digital.

7-Perundingan: merujuk kepada peringkat di mana dokumen-dokumen itu disusun dengan niat bahawa mereka boleh dirujuk. Semasa proses ini, peruntukan keselamatan dan / atau aksesibiliti sangat penting, bergantung kepada orang ramai yang diharapkan dapat mengakses maklumat tersebut.

8-Isu atau kemusnahan: Ini adalah peringkat akhir dalam kitaran hayat semua dokumen. Ia sepadan dengan masa di mana ia diputuskan jika ia mempunyai nilai sejarah yang cukup untuk dipelihara atau sebaliknya, ia dimusnahkan.

Sumber

1. Darmouth College. (S.F.). Kitaran Kehidupan Dokumen: Definisi, Teknologi Sokongan, dan Aplikasi. Diperolehi daripada: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Kitaran hidup dokumen: Teori 3 tahun. Diperolehi daripada: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Apakah Kitaran Hayat Pengurusan Dokumen Elektronik? Diperolehi daripada: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Siklus hidup dokumen. Diperolehi daripada: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Kitaran hidup dokumen - Sistem arkib Sepanyol. Pulih daripada: normadat.es.