Kongsi:
7 Fungsi Setiausaha Paling Cemerlang
Antara yang utama fungsi setiausaha Mereka termasuk mengurus agenda, melayani orang awam dan menguruskan maklumat sulit. Adakah orang yang bertanggungjawab melaksanakan tugas bantuan pentadbiran di pejabat.
Kedudukan ini boleh dilaksanakan oleh seorang lelaki atau seorang wanita, walaupun yang paling umum ialah wanita yang menjalankannya.
Mereka biasanya bertanggungjawab terhadap perkara-perkara sulit orang yang mempunyai hierarki tertentu dalam syarikat, seperti pengarah, pengurus, presiden, dan lain-lain. Itu akan menjadikan mereka ke tangan kanan eksekutif yang mereka bekerja.
Sekiranya syarikat kecil, beban kerja terbesar setiausaha adalah berkaitan dengan tugas pejabat asas.
Beberapa negara di dunia mendedikasikan hari istimewa pada tahun ini untuk mengucapkan terima kasih dan meraikan pekerjaan mereka. Sebagai contoh, di Colombia, Peru dan Mexico hari setiausaha adalah 26 April, manakala di Venezuela pada 30 September.
7 fungsi utama setiausaha
Tugas setiausaha adalah memberi sokongan dan kerjasama kepada bosnya supaya dia dapat sepenuhnya mematuhi peranannya dalam organisasi, tanpa penangguhan atau gangguan.
Walaupun sifat syarikat mempengaruhi jenis pekerjaan yang diperlukan oleh setiausaha, dapat dikatakan fungsi utamanya adalah:
1- Pengurusan agenda
Adalah menjadi tanggungjawab setiausaha untuk mengemas kini agenda orang yang dia bekerja. Di sana anda harus mencerminkan semua kerja anda dan, kadang-kadang, komitmen peribadi.
Anda juga mesti menyimpan rekod data semua orang dan institusi yang mana majikan anda mesti berkaitan.
Agenda setiausaha biasanya berfungsi sebagai log eksekutif bagi siapa dia bekerja.
2- Perhatian kepada orang ramai
Perhatian kepada orang ramai adalah salah satu tugas paling penting yang perlu dilakukan oleh setiausaha. Anda mesti menjawab panggilan dan merekodkan sebab untuk mereka, serta semua data yang akan membolehkan majikan anda menindaklanjuti perkara itu.
Ia juga adalah orang yang menerima pelawat di pejabat. Itulah sebabnya penting bahawa setiausaha mengekalkan imej yang konsisten dengan imej korporat tempat kerja.
Peranan anda di sana bukan sahaja untuk menyambut dan membuat tunggu menyenangkan kepada pelawat, tetapi juga untuk memberi arahan dan garis panduan yang pertama mengenai budaya organisasi dan proses dalaman syarikat.
- Pengurusan dokumen
Sebagai tambahan kepada orang yang menerima dan mengurus surat suara bos anda, setiausaha menulis, membaca, menjawab dan memfailkan kebanyakan surat, pemberitahuan, memo dan e-mel daripada majikan anda.
Untuk tujuan ini, mudah untuk mengurus aplikasi tertentu perisian yang membolehkan anda menyediakan dokumen-dokumen tersebut dengan lebih cepat dan cepat.
Kekhususan kompetensi ini bergantung pada jenis kerja yang diperlukan di kawasan tempat mereka bekerja..
Setiausaha menguruskan pangkalan data kenalan bosnya dan memfailkan surat-menyurat bertulis, serta minit perhimpunan dan dokumen lain yang menarik di dalam pejabat.
Ia adalah setiausaha yang biasanya mengambil perhatian mengenai perkara-perkara yang dibincangkan di mesyuarat penting.
4- Mengendalikan maklumat sensitif (dalaman dan luaran)
Antara fungsi yang membezakan angka setiausaha dengan baik dan cekap mengendalikan semua maklumat yang sangat penting untuk operasi syarikat atau institusi di mana anda bekerja.
Sebagai contoh, anda perlu mengawal dokumen undang-undang yang mungkin diperlukan oleh contoh kerajaan pada bila-bila masa.
Anda juga boleh mengakses maklumat tentang alam sekitar atau mana-mana pelaku yang berkaitan dengan syarikat itu. Maklumat ini mesti diurus dengan bijak, cekap dan tepat pada masanya.
5- Pertubuhan jawatan
Setiausaha mesti mengendalikan dan mengendalikan peralatan dan perabot pejabat: telefon, mesin fotokopi, pencetak, projektor, perabot, kabinet pemfailan, dan lain-lain..
Ia adalah yang mengawal inventori bekalan dan peralatan pejabat. Ia juga menyimpan sistem fail fizikal dan elektronik secara teratur supaya maklumat tersedia dengan mudah apabila diperlukan..
Setiausaha mesti mempunyai ruang kerja yang bersih dan teratur, kerana ia biasanya merupakan salah satu perkara pertama yang di luar perusahaan melihat ketika memasuki kemudahan mereka..
6- Penyediaan persembahan
Biasanya, seorang eksekutif mesti mengemukakan laporannya dalam bentuk persembahan yang meringkaskan dan menyusun hierarki maklumat. Untuk tugas ini dia biasanya meminta setiausaha untuk bantuan.
Orang yang berada di sekretariat harus memastikan bahawa maklumat yang muncul dengan betul mencerminkan data yang bosnya ingin berkongsi.
Anda juga harus sedar bahawa ia adalah pembentangan tanpa kesilapan ejaan dan itu konsisten dengan identiti grafik syarikat.
7- Pengawasan pentadbiran
Adalah juga tanggungjawab seorang setiausaha untuk menyedari pematuhan terhadap dasar dan prosedur yang diperlukan untuk menjaga aset syarikat atau institusi di mana dia bekerja..
Mengikut tahap hierarki bos anda, setiausaha dapat mengesahkan ketepatan data yang mencerminkan perincian operasi anggaran.
Setiausaha mesti berurusan dengan kawalan pengurusan dan pentadbiran sumber yang betul di dalam pejabat.
Setiausaha maya
Dengan munculnya pekerjaan dalam talian, angka setiausaha muncul dalam talian atau pembantu maya.
Setiausaha ini melakukan kebanyakan tugas yang diterangkan di atas tetapi dari jarak jauh. Dalam kes ini, setiausaha mengenakan caj perkhidmatan mereka mengikut jam atau projek.
Rujukan
- Wang Kebudayaan (2015). 4 fungsi utama setiausaha. Diperolehi daripada: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f). Senarai tugas setiausaha. Diambil dari: work.chron.com
- Pymex (2016). Fungsi dan tanggungjawab Setiausaha Pentadbiran. Diperolehi daripada: pymex.pe
- Sukarelawan Sekarang (s / f). Apakah peranan setiausaha? Diperolehi daripada: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f). Apakah fungsi setiausaha sebagai pembantu pengurus? Diambil dari: pyme.lavoztx.com