Ciri-ciri Jabatan Pembelian, Fungsi dan Kepentingan

The jabatan membeli-belah adalah bahagian syarikat yang bertanggungjawab untuk semua aktiviti untuk pengambilalihan bahan mentah, alat ganti, perkhidmatan, dan sebagainya, seperti yang diperlukan oleh organisasi. Menyediakan perkhidmatan yang merupakan tulang belakang organisasi perindustrian, peruncitan dan ketenteraan.

Ia memastikan bekalan yang diperlukan untuk mengendalikan perniagaan disusun dan dikekalkan dalam inventori. Jabatan ini berada di pusat pengurusan rantaian bekalan yang berjaya, dan bertanggungjawab meminimumkan kos produk yang dipesan, mengawal tahap inventori dan mewujudkan hubungan yang kuat dengan pembekal.

Jabatan pembelian yang baik akan menuntut kualiti dari pembekal dan akan mengikuti pesanan dari awal hingga penerimaan. Membantu jabatan lain mengenal pasti keperluan, menguruskan proses permintaan dan mendapatkan harga yang kompetitif. Mereka biasanya bertindak sebagai pengawal untuk memastikan pematuhan dengan belanjawan.

Indeks

• 1 Ciri-ciri
  • 1.1 Bertindak sebagai penasihat yang dipercayai kepada pengurusan kanan
  • 1.2 Menggalakkan inovasi pembekal
  • 1.3 Menyediakan pengetahuan tentang data pembekal utama
  • 1.4 Menguruskan dan melicinkan risiko rantaian bekalan
  • 1.5 Menggalakkan pembangunan kakitangan dan bakat yang tangkas
• 2 Fungsi
  • 2.1 Mendapatkan bahan
  • 2.2 Menilai harga
  • 2.3 Pra-kelulusan pembekal
  • 2.4 Track pesanan
  • 2.5 Pejabat kerja
  • 2.6 Pematuhan dasar
• 3 Kepentingan
  • 3.1 Dapatkan kos yang lebih rendah
  • 3.2 Mencegah ketidakcukupan bahan
  • 3.3 Meningkatkan kualiti
  • 3.4 Menguruskan hubungan
  • 3.5 Mencari inovasi
• 4 Rujukan

Ciri-ciri

Bertindak sebagai penasihat yang dipercayai kepada pengurusan kanan

Jabatan pembelian terlibat dalam perancangan korporat dan belanjawan pada tahap yang tinggi. Ini memungkinkan untuk merekabentuk kos kejuruteraan terbalik dan meneroka alternatif yang berpotensi lebih murah dan / atau berkualiti tinggi..

Memandu inovasi dari pembekal

Lebih daripada sekadar menuntut harga terendah, jabatan pembelian berfungsi dengan pembekal untuk mengurangkan kos produk dan perkhidmatan mereka.

Mereka terlibat dengan "kitaran hidup inovasi", dari idea awal kepada pembuatan dan peningkatan berterusan.

Memberi pengetahuan mengenai data pembekal utama

Syarikat boleh menggunakan maklumat ini untuk membuat analitik ramalan, memberikan wawasan yang lebih mendalam ke pasaran.

Mengurus dan melicinkan risiko rantaian bekalan

Krisis ekonomi telah mengajar nilai yang berhati-hati tentang kestabilan pembekal. Jabatan pembelian mempunyai visi yang lebih tajam mengenai kawasan itu daripada mana-mana bahagian organisasi.

Menggalakkan pembangunan kakitangan dan bakat yang tangkas

Ia perlu untuk menyeberangi sempadan fungsional dan geografi untuk mencari calon yang tepat untuk jabatan pembelian.

Dalam beberapa kes, jawapannya terletak pada penyumberan luar atau penggunaan organisasi perkhidmatan bersama.

Fungsi

Mendapatkan bahan

Bagi syarikat perkilangan ini boleh termasuk bahan mentah, tetapi juga termasuk alat, jentera atau bekalan pejabat yang diperlukan untuk pasukan jualan dan setiausaha.

Dalam perniagaan runcit, jabatan pembelian mestilah memastikan bahawa sentiasa ada produk yang cukup di rak atau di kedai-kedai untuk menyimpan kedai dengan baik.

Sangat penting untuk menyimpan gudang inventori pada tahap yang munasabah. Melabur sejumlah besar wang yang berlebihan dalam inventori boleh menyebabkan masalah stok dan kekurangan modal untuk jenis perbelanjaan lain, seperti penyelidikan dan pembangunan, atau pengiklanan.

Menilai harga

Jabatan pembelian bertanggungjawab untuk menilai secara berterusan jika anda menerima bahan-bahan dengan harga terbaik, untuk memaksimumkan keuntungan.

Anda perlu membandingkan harga, untuk mencari pembekal terbaik dengan harga yang paling masuk akal untuk pesanan saiz khusus syarikat.

Jabatan pembelian boleh berkomunikasi dengan pembekal alternatif, merundingkan harga yang lebih baik untuk tempahan volum lebih tinggi atau mengetahui kemungkinan mendapatkan produk dengan harga yang lebih rendah dari sumber lain yang berbeza.

Pra-persetujuan pembekal

Jabatan pembelian menilai pembekal dari segi harga, kualiti, pendapat pelanggan dan masa untuk menyelesaikan pesanan, menghasilkan senarai pembekal yang diluluskan.

Lacak pesanan

Pesanan didokumenkan dengan borang pesanan pembelian. Ini menentukan maklumat penting mengenai bahan-bahan yang dipesan, serta kuantiti yang diminta.

Borang-borang ini digunakan untuk memastikan produk-produk yang diperintahkan diterima dan untuk mengesan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan pesanan.

Kerja pejabat

Jabatan pembelian mengendalikan semua dokumentasi yang berkaitan dengan pembelian dan penyerahan bahan.

Ini bermakna bekerja rapat dengan jabatan perakaunan, untuk memastikan bahawa ada cukup wang untuk membeli barang-barang tersebut, aliran tunai yang lancar dan semua pembayaran dibuat tepat pada waktunya..

Pematuhan dasar

Sebelum membuat pembelian, jabatan pembelian mesti memastikan bahawa ia mematuhi formaliti yang diperlukan untuk pengambilalihan dan kelulusan belanjawan, dan mesti memastikan bahan tersebut dibeli mengikut dasar umum organisasi..

Kepentingan

Dapatkan kos yang lebih rendah

Jabatan pembelian memainkan peranan penting dalam memaksimumkan keuntungan perniagaan. Bandingkan harga dan berunding dengan pembekal agar syarikat memperoleh harga terbaik dalam produk yang diperlukan.

Ia juga boleh memberikan penjimatan dengan memanfaatkan jaminan dan diskaun yang biasanya dilupakan oleh bukan pakar.

Ia membantu untuk menyelamatkan, memberikan ketelusan yang lebih baik dalam perbelanjaan syarikat. Ini akan membolehkan untuk merundingkan kontrak yang lebih baik dan melepaskan aliran tunai.

Mencegah ketidakcukupan bahan

Jabatan pembelian harus mengenal pasti produk mana yang penting bagi syarikat dan mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk melindungi rantaian bekalannya.

Untuk memastikan bahan yang tidak mencukupi tidak menjejaskan produktiviti, jabatan pembelian menggunakan teknik seperti bekalan yang banyak.

Mempunyai pelbagai sumber bermakna menggunakan beberapa pembekal yang menawarkan produk yang sama. Sekiranya terdapat masalah dengan satu pembekal, perintah boleh ditingkatkan kepada yang lain untuk mengimbangi kegagalan tersebut.

Meningkatkan kualiti

Jabatan pembelian membantu meningkatkan kualiti dengan menetapkan matlamat prestasi. Kemudian ia menjejaki prestasi sebenar berkenaan dengan matlamat tersebut.

Adalah penting untuk mengukur ciri-ciri kualiti menggunakan petunjuk untuk atribut, seperti ketahanan, penampilan produk atau ketepatan masa pengiriman.

Kami bekerjasama rapat dengan pembekal untuk membangunkan proses mereka dan membantu mereka meningkatkan kualiti.

Urus hubungan

Cabaran jabatan pembelian adalah untuk membuat pembekal berminat bekerja dengan syarikat itu. Jadikan pembekal melabur dalam hubungan jangka panjang.

Jabatan ini juga perlu menguruskan perhubungan di dalam syarikat. Anda perlu bekerjasama dengan pihak berkepentingan dalaman, seperti pemasaran, kewangan, logistik dan pengedaran, untuk memastikan bahawa semua adalah sejajar.

Cari inovasi

Oleh kerana jabatan pembelian sentiasa bersentuhan dengan pelbagai perniagaan luaran, ia berada dalam kedudukan yang ideal untuk memperoleh produk inovatif yang dapat memberikan kelebihan daya saing untuk perniagaan dari segi harga, kualiti atau kemudahan..

Rujukan

1. Alexis Writing (2018). Apakah Fungsi Jabatan Pembelian dalam Organisasi? Perniagaan Kecil - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, ensiklopedia percuma (2018). Pengurusan pembelian. Diambil dari: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Peranan Jabatan Pembelian dalam Perniagaan. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 cara jabatan pembelian boleh meningkatkan perniagaan anda. Diambil dari: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Lima Ciri Pertubuhan Perolehan Kelas 'Dunia'. Forbes. Diambil dari: forbes.com.