Fungsi dan Proses Pengurusan Pentadbiran



The pengurusan pentadbiran ia adalah satu bentuk bentuk, tindakan dan mekanisme yang membolehkan menggunakan sumber manusia, bahan dan kewangan sebuah syarikat, untuk mencapai matlamat yang dicadangkan. Ia berdasarkan empat prinsip asas; perintah itu adalah yang pertama, kerana setiap pekerja mesti menduduki kedudukan yang mana dia layak.

Kekurangan pesanan menyebabkan kerja kurang berkesan dan penyalahgunaan sumber. Prinsip kedua adalah disiplin; dalam disiplin pengurusan pentadbiran adalah aspek yang penting, kerana peraturan dan peraturan mesti dipatuhi dan dihormati oleh semua.

Prinsip ketiga adalah unit arahan. Pekerja mesti tahu siapa dia melaporkan kerjanya dan dari mana dia akan menerima pesanan, untuk mengelakkan mesej yang salah yang merosakkan kualiti kerja. Akhirnya, menggalakkan dan menilai inisiatif dalam kakitangan adalah penting untuk memotivasi; ini akan memberi kesan positif terhadap persekitaran kerja dan pencapaian matlamat.

Pengurusan pentadbiran adalah yang paling penting untuk organisasi, kerana ia membentuk dasar di mana tugas-tugas kumpulan akan dilaksanakan, juga membentuk berorientasi rangkaian untuk memenuhi tujuan perniagaan.

Indeks

  • 1 Fungsi
    • 1.1 Kesedaran proses pengurusan
    • 1.2 Pengambilan kakitangan
    • 1.3 Melindungi aset
    • 1.4 Hubungan awam
    • 1.5 Menetapkan urutan kerja
    • 1.6 Pembelian aset tetap
    • 1.7 Merancang dan mengawal borang
    • 1.8 Pembelian alat tulis dan bekalan pejabat
  • 2 Proses pengurusan pentadbiran
    • 2.1 Perancangan
    • 2.2 Pertubuhan
    • 2.3 Arah atau pelaksanaan
    • 2.4 Kawalan
  • 3 Rujukan

Fungsi

Kesedaran proses pengurusan

Proses pengurusan mesti dijalankan dengan lancar supaya prestasi berkesan dalam setiap fungsi pentadbiran dilaksanakan.

Ini termasuk perancangan, organisasi, arahan dan kawalan, semuanya berdasarkan pemenuhan objektif.

Menyewa kakitangan

Ia merujuk kepada pemilihan, latihan, penempatan dan imbuhan kakitangan. Pencapaian objektif organisasi bergantung kepada dapat mengira kepada kakitangan yang sesuai, oleh sebab itu kepentingan untuk memenuhi kebutuhan para pekerja harus dikekalkan dan, pada saat yang sama, menjadi setia kepada organisasi..

Melindungi aset

Aset organisasi mesti dilindungi daripada salah guna, kehilangan atau kerosakan yang disebabkan oleh kecurian, kebakaran atau apa-apa cara lain.

Inilah sebabnya mengapa perlu mengekalkan rekod yang mencukupi untuk setiap jenis aset, yang memegang kakitangan yang bertanggungjawab untuk penggunaan dan perlindungan yang betul.

Perhubungan awam

Salah satu fungsi pengurusan pentadbiran penting ialah penubuhan dan penyelenggaraan pelbagai saluran komunikasi antara organisasi dan orang awam yang berkaitan (pelanggan, pemegang saham, pekerja, pembekal, pengguna)..

Menetapkan urutan kerja

Untuk prestasi yang stabil dan tanpa gangguan kerja pentadbiran, sistem dan prosedur rutin yang ditetapkan mesti dibangunkan. Ini didorong oleh watak saling ketergantungan dan saling hubungan antara tugas-tugas khusus setiap jabatan.

Pembelian aset tetap

Di setiap jabatan terdapat keperluan untuk aset tetap yang mencukupi untuk mempunyai prestasi yang cekap dan ekonomi kerja yang dilakukan di sana. Oleh itu, prosedur standard mesti diikuti dalam pemilihan dan pembelian setiap jenis aset tetap yang diperlukan.

Aspek penting adalah untuk melakukan pengesanan dan penilaian terhadap keperluan sebenar aset tersebut, dengan itu mengelakkan perbelanjaan yang tidak perlu yang memberi impak kepada kewangan syarikat.

Reka bentuk dan kawalan bentuk

Memandangkan karya pentadbiran mempunyai ciri-ciri tertentu, borang yang digunakan mestilah direka untuk memberikan maklumat yang diperlukan dengan cara yang sesuai.

Adalah menjadi kewajipan pentadbiran untuk merekabentuk borang-borang ini dan cuba menyeragamkan penggunaannya, untuk mengurangkan kos.

Pembelian alat tulis dan bekalan pejabat

Artikel-artikel ini mesti meliputi keperluan pengguna, kerana ia akan menjejaskan pelaksanaan sistematik dan cepat kerja yang dilakukan.

Oleh itu, adalah penting untuk memastikan penyeragaman, pemilihan dan pembelian input ini, serta pengagihan mereka kepada jabatan lain, apabila perlu

Proses pengurusan pentadbiran

Perancangan

Perancangan adalah asas kepada proses ini, kerana ini akan membawa kepada tindakan berikutnya yang akan diikuti. Untuk menjalankan proses yang cekap, perlu dipertimbangkan perkara berikut:

- Mempunyai objektif yang jelas.

- Belajar persekitaran di mana kerja akan dilakukan.

- Kenal pasti dan berikan tugasan yang akan membantu mencapai matlamat.

- Buat pelan komprehensif pencapaian, menonjolkan elemen kreatif yang membantu untuk melaksanakan kerja dengan berkesan.

- Tentukan dasar, kaedah dan prosedur yang diperlukan untuk prestasi kerja.

- Buat sistem amaran yang membolehkan tindakan yang diantisipasi dalam menghadapi masalah masa depan.

- Sentiasa mengemas kini rancangan, memandangkan keputusan kawalan yang dijalankan pada mereka.

Pertubuhan

Untuk mencapai kejayaan, semua sumber manusia, kewangan dan bahan yang berkaitan dengan kerja yang akan dijalankan mesti diselaraskan.

Ini membayangkan penubuhan satu set peraturan dan tugasan tugas yang mesti diikuti dengan ketat oleh orang yang terlibat. Beberapa aktiviti ini adalah:

- Bahagikan kerja mengingat unit operasi.

- Tugas kumpulan mengikut pekerjaan.

- Struktur unit-unit operasi dengan kriteria pengurusan dan pertalian kerja.

- Pilih kakitangan yang mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu.

- Menetapkan penyesuaian dalam aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan, berdasarkan hasil kawalan hasil pertunjukan yang sama.

Arah atau pelaksanaan

Untuk mematuhi strategi yang dirancang dan teratur, perlu mengambil tindakan yang memulakannya dan memberi mereka kesinambungan.

Antara langkah-langkah ini adalah untuk mengarahkan aktiviti dan mempromosikan perkembangan pekerja dalam buruh dan peribadi, supaya motivasi ini diterjemahkan ke dalam pencapaian objektif yang berkesan. Strategi-strategi ini boleh:

- Panduan dan menggalakkan kumpulan untuk mencapai matlamat.

- Menubuhkan komunikasi langsung, terbuka dan telus dengan setiap orang yang terlibat, secara langsung atau tidak langsung, di tempat kerja.

- Membangunkan potensi setiap ahli.

- Buat insentif untuk pekerja yang menonjol dalam kriteria yang telah ditetapkan sebelum ini, seperti kreativiti, kelajuan penyelesaian, antara lain.

- Menetapkan mekanisme untuk penilaian berterusan proses pelaksanaan, untuk membetulkan tindakan jika diperlukan.

Kawalan

Adalah penting untuk melaksanakan strategi untuk mengesahkan bahawa apa yang dirancang, dianjurkan dan dilaksanakan dilaksanakan dengan memuaskan dan berkesan untuk mencapai objektif.

Ini akan membolehkan keputusan dibuat untuk menggantikan aktiviti atau mengubah proses, yang akan membolehkannya dioptimumkan. Ini boleh menjadi sebahagian daripada tindakan yang perlu diambil:

- Mewujudkan perbandingan keputusan dengan rancangan umum syarikat.

- Menilai produk kerja, berdasarkan piawai prestasi yang sama.

- Buat orang awam cara untuk digunakan dalam pengukuran.

- Berkomunikasi cadangan kepada kakitangan yang bertanggungjawab, untuk membetulkan tindakan yang diperlukan.

Rujukan

  1. Perkara Penting (2018). Pengurusan Pentadbiran Fungsi Pejabat Moden. Pembelajaran Akaun Diambil dari: accountlearning.com.
  2. Panduan MBA saya (2018). Pentadbiran atau Pengurusan Fungsi Pejabat. Diambil dari: mymbaguide.com.
  3. Pengurus-Bersih (2018). Pengurusan pentadbiran Diambil dari: managers-net.com.
  4. ABCM (2018). Ketahui kepentingan pentadbiran pentadbiran untuk perniagaan. Diambil dari: myabcm.com.
  5. Van Vliet (2011). Lima Fungsi Pengurusan (Fayol). Alathero. Diambil dari: toolshero.com.