10 Ciri-ciri Surat Formal Yang Paling Penting

Surat rasmi adalah komunikasi bertulis antara dua orang yang mungkin mengenal satu sama lain atau tidak, tetapi yang dalam mana-mana mempunyai hubungan yang jauh dan menghormati yang memaksa mereka untuk mengekalkan bahasa formal.

Siapa yang menulis surat itu dipanggil penerima atau penerbit; yang menerimanya adalah penerima atau penerima. Surat rasmi biasanya digunakan untuk komunikasi antara syarikat, institusi peringkat tinggi dan entiti kerajaan, antara lain..

Ia juga digunakan untuk mengambil bahagian dalam pemberian hadiah antarabangsa, pelantikan atau pengiktirafan awam.

Dalam surat rasmi, bahasa sehari-hari, kebiasaan, idiom dan tuteo harus ditinggalkan sepenuhnya. Formula ihsan yang diterima secara universal mesti hadir dan mesti memenuhi struktur yang telah ditetapkan.

Dengan sifatnya yang sangat formal, surat-surat jenis ini mestilah ditulis tangan atau dicetak di atas kertas dan dihantar dalam sampul surat tertutup kepada penerima, walaupun benar bahawa dalam zaman digital semasa, struktur surat rasmi digunakan untuk komunikasi yang dihantar ke melalui e-mel. Walau bagaimanapun, yang terakhir bukanlah yang paling biasa mahupun yang dinasihatkan.

10 ciri utama surat rasmi

1- Bahasa rasmi

Bahasa rasmi memerlukan penggunaan perkataan dan perbendaharaan kata yang betul dan sempurna. Rawatan itu mesti jauh dan menghormati.

Rawatan penghantar penerima mestilah milik anda; tidak boleh menjadi penolong, tanpa mengira umur atau julat penerima, atau jika ia atau tidak diketahui oleh penghantar.

Walaupun bahasa itu harus hormat, ini tidak bermakna kebaikan dan kesopanan harus diketepikan..

- Niat konkrit

Tiada surat rasmi ditulis tanpa niat yang tepat dan objektif yang ditetapkan. Dengan huruf jenis ini dimaksudkan untuk menyampaikan sesuatu kepada penerima atau meminta maklumat yang pengirim memerlukan ini.

Walau apa pun, ia bertujuan untuk menarik perhatian penerima secara positif dan mempercepatkannya supaya aliran komunikasi berterusan sehingga objektif penghantar dipenuhi. Maklumat yang diberikan sepatutnya jelas dan lengkap.

3- Panjang

Surat rasmi biasanya pendek dan khusus, menunjuk secara langsung kepada objektif, selepas peraturan ucapan dan kesopanan yang sama.

Sama seperti biasanya di institusi, perniagaan, kerajaan atau di antara dua orang yang tidak mempunyai hubungan yang rapat, tidak masuk akal untuk berjalan di sekitar cawangan, menggeletarkan atau menerangkan isu-isu yang tidak penting. Dengan cara ini, huruf umumnya tidak boleh melebihi 2 muka surat.

4- The Header

Surat rasmi mesti ditulis dalam dokumen rasmi entiti atau orang yang menulisnya. Biasanya ia dilakukan pada headheads yang hanya nama institusi atau penghantar yang boleh muncul, walaupun ia juga boleh memasukkan alamat yang sama..

Selepas ini tarikh itu akan muncul, didahului oleh tempat (bandar) tempat anda menulis.

Lebih bijak untuk menulis tarikh tanpa singkatan, iaitu bulan yang ditulis dalam surat dan tahun dengan empat angka. Mesti diselaraskan di sebelah kanan helaian.

- Rawatan dan salam

Rawatan itu mestilah formal dan mesti termasuk kedudukan, profesion atau julat penerima. Sebagai contoh: Presiden, Doktor, Profesor, Jeneral, dll, diikuti atau tidak oleh nama keluarga. Elakkan salam dengan nama pertama, nama samaran atau nama samaran.

Apabila penerima adalah pasangan, anda harus melayan diri anda sebagai Tuhan dan Lady. Timbalan menteri dan senator dianggap sebagai "Yang Mulia" di beberapa negara, di lain-lain mereka boleh menjadi "Tuhan Yang Mulia".

Perkara yang sama berlaku dengan jawatan kerajaan atau gelaran bangsawan lain, jadi penting untuk mengetahui protokol setiap negara.

Sekiranya anda tidak mengetahui penerima tertentu, anda boleh menggunakan formula impersonal seperti "Kepada siapa yang boleh dibimbangkan" atau hanya "Dear tuan" atau "Dear madam".

Untuk ucapan anda harus menambah beberapa peraturan ihsan seperti "Dear", "Dihormati", dsb. Borang "Dear Sir" juga digunakan sebagai ucapan rasmi.

6- Badan

Isi surat itu juga harus bermula dengan beberapa peraturan ihsan seperti: "Melalui ini ...", "Saya menulis kepada anda ...", "Saya sangat menghormati anda pada kesempatan ...", "Hidangkan ini untuk ... "atau beberapa protokol yang kurang seperti" Pertama sekali menerima salam mesra ... ".

Surat itu sepatutnya mempunyai perenggan pendek dan berstruktur yang baik. Mesej mesti tepat, konkrit dan tidak jelas.

Jika ia adalah permintaan, ia mestilah dilakukan secara langsung; jika ia adalah surat bermaklumat, anda harus pergi terus ke titik itu. Sentiasa ingat bahawa penerima adalah orang sibuk yang tidak mahu membuang masa dengan ucapan yang tidak perlu atau sukar difahami.

7- Perpisahan

Perpisahan itu harus melancarkan idea pusat surat itu, memperkuat objektif dan mempromosikan tindakan yang mengharapkan penghantar dari penerima ("Saya menunggu tanggapan anda", "Saya berharap maklumat itu berguna", dan sebagainya).

Penutupan yang paling biasa untuk huruf rasmi adalah "Hormat" atau "Sangat berhati-hati", lebih suka bentuk-bentuk ini untuk yang lebih kerap seperti "Salam salam", "Salam", "Pelukan", dll..

Selepas ini, anda mesti meletakkan tandatangan bercetak (nama pertama dan nama terakhir dalam surat blok) dan tandatangan penghantar. T

Ia juga termasuk kedudukan atau pangkat yang dipegang oleh penghantar, iaitu "Dr", "Ing.", "Prof." diikuti oleh nama pertama dan terakhir dan dalam baris berasingan kedudukan: "Pengerusi Jawatankuasa Penilaian", "Duta Besar Republik Argentina "," Setiausaha Agung ", dll..

8- Maklumat lain

Di kaki surat dan selepas tandatangan boleh disertakan, jika perlu, penjelasan mengenai lampiran atau nama orang yang akan menerima salinan surat (ditandakan dengan singkatan "Cc").

Di bawah dan pada akhirnya, inisial orang yang menentukan surat, iaitu, penghantar yang betul (dalam huruf besar) dan orang-orang yang menyalinnya (dalam huruf kecil) boleh dimasukkan, seperti yang ditunjukkan: ABC / def.

Sebagai surat yang difikirkan sebelum ini, penggunaan nota tulisan tidak disyorkan dalam perkara yang sama.

9- Sampul surat

Setiap surat rasmi perlu dihantar ke dalam sampul surat, walaupun pengirim dan penerima berada di dalam bangunan yang sama (misalnya, komunikasi antara jabatan institusi yang sama).

Sampul mestilah ukuran mengikut apa yang akan dimuatkan, supaya tidak terlalu besar. Surat itu perlu dilipat serendah mungkin (maksimum 2 hingga 4 kali), kerana kertas yang hampir utuh dengan lipatan terlalu banyak adalah jauh lebih anggun.

Nama dan data penerima sentiasa diletakkan di hadapan sampul surat dan pusatnya. Nama dan data penghantar boleh berada di belakang dan sampul sampul atau di depan, atas dan kiri sampul surat.

Kuadran kanan atas depan sampul surat sentiasa disediakan untuk setem atau setem.

Ia mesti ditutup dengan berhati-hati tetapi tegas untuk menjamin ketidakcerobohan kandungan. Dalam sesetengah keadaan sangat protokol atau elegan, boleh disegel dengan lilin pengedap.

10 - Jawapannya

Setiap surat rasmi mesti mempunyai jawapan. Perkara yang sama mesti cepat, ringkas dan mengekalkan garis besar surat rasmi yang diterima.

Surat rasmi tanpa tindak balas dianggap sebagai perbuatan tidak sopan dan tidak sopan oleh penerima yang boleh menyebabkan kesannya berlawanan dengan objektif yang mula-mula diikuti.

Rujukan

1. Surat rasmi Diambil dari es.wikipedia.org
2. 10 Ciri-ciri Surat formal dan Tidak formal. Dipulihkan dari características.co
3. Surat dan unsur-unsurnya. Pulih daripada portaleducativo.net
4. Ciri-ciri surat rasmi. Pulih dari clubensayos.com
5. Ciri dan fungsi surat rasmi. Diambil dari estudiaraprender.com