Bagaimanakah Carta Organisasi Hotel? (dan Fungsinya)

The carta organisasi hotel mewakili pekerjaan yang diperlukan oleh hotel untuk menjalankan proses kerja, misi, visi dan nilai.

Setiap hotel, sama ada kecil, sederhana atau besar, memerlukan struktur organisasi untuk menjalankan operasi hariannya. Ia digunakan untuk membantu membahagikan tugas, menentukan kerja untuk setiap jabatan dan mewakilkan pihak berkuasa di dalam dan antara jabatan.

Carta organisasi di atas adalah ciri sebuah hotel bertaraf 5 bintang, walaupun sebuah hotel bertaraf 4 bintang boleh mempunyai bilangan pangsapuri yang sama atau lebih. Bilangan bintang boleh turun atau naik secara berasingan kepada bilangan jabatan.

Sebagai contoh, hotel "NY King" boleh menyimpan semua pangsapuri dan naik dari 4 hingga 5 bintang. Atau sebaliknya; turun dari 5 hingga 4 bintang dan menyimpan semua jabatan.

Bilangan pangsapuri akan berbeza bergantung pada perkhidmatan yang ditawarkan oleh hotel. Mungkin sebuah hotel mewah -5estrellas- mempunyai perkhidmatan pelancongan untuk tetamu, gimnasium, kolam renang, gelanggang tenis, spa, kelab malam ... hotel Satu lagi kurang saiz tidak akan mempunyai ini perkhidmatan tambahan dan oleh itu tidak perlu kerana banyak pekerja, mengurangkan bilangan jabatan.

Kedudukan teratas yang paling umum di sebuah hotel adalah: pengarah, pengarah pemasaran, pengarah perakaunan, pengarah kakitangan, pengarah kejuruteraan, pengarah pembelian, pengurus bilik dan pengurus restoran.

Dari jawatan ini dijana orang lain yang lebih rendah tetapi tidak kurang penting untuk memenuhi fungsi utama hotel; tetamu tuan rumah memberikan kualiti tertinggi, bergantung kepada bilangan bintang di setiap hotel.

Siapa yang bertanggungjawab untuk organisasi hotel??

Biasanya, pengurus carta organisasi dalam syarikat adalah pengarah Sumber Manusia.

Sebagai tambahan kepada carta organisasi, anda perlu mempunyai jawatan kerja yang jelas dalam "penerangan kerja" supaya fungsi setiap pekerja ditentukan dengan jelas. Ini adalah penting untuk mengambil pekerja baru dan untuk setiap pekerja mengetahui apa yang perlu dilakukan.

Di sisi lain, ada hotel yang mempunyai fungsi sumber daya manusia outsourcing, terutama hotel kecil yang bukan sebahagian daripada rantaian hotel.

Kerja biasa di hotel dan fungsinya

1- Pengurus Besar / Pengurus Hotel 

Ia adalah kedudukan tanggungjawab terbesar:

• Ia bertanggungjawab untuk pentadbiran, kawalan dan pembangunan hotel yang mengesahkan bahawa semua kawasan jabatan lain berfungsi dengan cara yang terbaik.
• Mendefinisikan dasar syarikat dan objektif yang mesti dipenuhi.
• Sahkan bahawa setiap jabatan memenuhi objektif yang ditetapkan, memberikan perkhidmatan yang sangat baik.
• Mengurus pengurusan sumber manusia, pemasaran, keselamatan, kualiti dan koordinasi semua aspek yang diperlukan untuk berfungsi dengan baik hotel.

2- Pengurus jualan

Di samping melengkapkan jabatan-jabatan utama lain, fungsi utamanya adalah untuk melibatkan diri dalam jualan dan pengiklanan:

• Cari pelanggan.
• Hadir ke syarikat itu.
• Menawarkan perkhidmatan.
• Tutup urusan dengan pelanggan.
• Membangunkan strategi pengiklanan.
• Menggalakkan perkhidmatan hotel.
• Cari pelanggan berpotensi.
• Laporkan hasil jualan ke jabatan perakaunan dan kewangan.

Pembantu Jualan

Objektif utama kedudukan ini adalah untuk menyokong kerja-kerja yang cemerlang, ketua dan / atau pengurus jualan, monitor, mengelaskan dan menyusun jualan, selain daripada mengumpul bil untuk menjalankan proses untuk pentadbiran.

Jabatan bilik adalah yang bertanggungjawab menangkap permintaan tempahan dan perkhidmatan pelanggan untuk tujuan ini, serta mengawal cek dan bayaran yang sama..

Anda juga harus mengawasi bahawa bilik-bilik bersih, bekerja dalam koordinasi rapat dengan resepsionis dan pembantu rumah.

Mereka mempunyai tugas untuk menentukan ketersediaan bilik dan mengambil dan mengesahkan tempahan.

Penyelia atau pengurus tempahan adalah bertanggungjawab mengarahkan prestasi baik jabatan dan tempahan ejen melaksanakan fungsi untuk menangani tempahan dengan segala cara yang berbeza untuk tiba (media, tempahan berkumpulan, dalam talian, lawatan, operator, dll.), menguruskan wang dari deposit yang sama dan menjamin tempahan dibuat.

Eksekutif Jualan

Ia adalah salah satu pekerjaan yang paling penting kerana ia bertanggungjawab terhadap portfolio jurujual yang mereka harus menunjukkan apa yang patut mereka lakukan.

Dia bertanggungjawab terhadap apa yang dilakukan oleh setiap pekerjanya, dia mesti tahu pergerakan semua akaun dan jika ada masalah dengan mereka, dia harus mengambil tanggungjawab untuk ini.

Anda mesti menyediakan indeks terperinci mengenai penyata akaun, mengambil inisiatif untuk mendapatkan akaun penting bagi syarikat anda.

Kejayaan atau kegagalan syarikat bergantung kepada mereka, ia adalah kedudukan yang sangat kompleks yang memerlukan tahap komitmen dan tanggungjawab yang melampau.

- Pengurus perkhidmatan

Ia bertanggungjawab untuk menyelia jabatan perkhidmatan:

• Kos kawalan.
• Dapatkan pelanggan setia.
• Menggalakkan perhubungan yang baik antara pekerja.
• Menyelesaikan keraguan dan kebimbangan perkhidmatan semua pelanggan.
• Memenuhi objektif jualan.
• Tetapkan contoh dengan melaksanakan standard etika.
• Memastikan tahap kualiti yang tinggi ditawarkan dan perniagaan itu menguntungkan.

Pentadbiran dan kewangan

Ini adalah kedudukan penting kerana anda mempunyai kawalan ke atas perkara-perkara pentadbiran, anda mesti bersetuju dengan Ketua Pengarah tentang perkara-perkara yang akan diedarkan dan memberitahu anda tentang peringkat dan peristiwa yang berlainan yang berkaitan dengannya.

Anda mesti menguruskan sumber kewangan, belanjawan, perbelanjaan, perbelanjaan dan pelaburan bersempena dengan Pengarah dan Unit syarikat.

Mengurus pengurusan sumber kewangan, menyelaraskan amanah yang dikawal selia oleh kerajaan, menyelia proses yang berkaitan dengan pentadbiran personel.

Mendaftar dan mengekalkan pembekalan dan pengambilalihan sumber bahan, patrimonial dan perkhidmatan umum perbadanan itu.

Strategi perniagaan

Seperti namanya berkata, ia adalah bertanggungjawab untuk mewujudkan strategi dan rancangan untuk dimasukkan ke dalam pasaran baru dan meningkatkan kekuatan syarikat serta meningkatkan pengalaman dan kepakaran setiap ahli persatuan atau organisasi.

Fungsi utamanya adalah memberi tumpuan kepada tanggungjawab langsung terhadap aktiviti jualan syarikat, pengurusan pemasaran, promosi dan pengedaran, perancangan jualan, mengatur pengagihan yang berbeza.

Tentukan objektif untuk memenuhi berkenaan dengan jualan mengikut produk dan kawasan, membuat rancangan strategik untuk meningkatkan kejayaan syarikat, pelanggan kajian dan lokasi yang mungkin lebih sesuai untuk mempromosikan.

Ia memupuk persekitaran kerja berpasukan, mempromosikan semangat jualan kakitangan yang bertanggungjawab.

Menganalisis kemungkinan penyebab masalah pelanggan dan aduan.

Dasar reka bentuk untuk menentukan harga dan syarat jualan.

Buat rancangan untuk meningkatkan kemajuan latihan orang di jabatan anda.

Ia bertanggungjawab untuk menerima, menapis dan mengedarkan prosedur dan peningkatan yang berbeza dari segi kualiti perkhidmatan.

Pengawal dan perakaunan

Jabatan yang bertanggungjawab menganalisis dan mengawal operasi kewangan dan perakaunan.

Ia juga terlibat dalam penyediaan belanjawan tahunan, ramalan pendapatan, penyata kewangan, penciptaan laporan mengenai keadaan kewangan, audit oleh pejabat pengendali, dll..

Membeli-belah

Ini adalah kedudukan yang sangat penting untuk perkembangan kerja yang betul di syarikat itu kerana mereka bertanggungjawab terhadap rantaian bekalan dan membeli semua barang yang diperlukan supaya penubuhannya berfungsi dengan berkesan.

Ia boleh menjadi pembelian bagi penggunaan syarikat itu sebagai untuk menjual semula dan / atau bahan mentah untuk pengeluaran produknya sendiri.

Kedudukan ini juga termasuk pembelian perkhidmatan yang berkaitan dengan pengangkutan atau pemasaran.

Mereka bertanggungjawab terhadap penggunaan maklumat dan sistem komputer untuk pengurusan organisasi.

Mereka merancang dan mengarahkan semua aktiviti yang berkaitan dengan sains komputer dan teknologi di syarikat yang mereka bekerja.

Tentukan matlamat perniagaan untuk merancang rancangan untuk mencapai matlamat yang telah dibangkitkan sebelum ini.

- Penolong Pengurus

Adalah bertanggungjawab untuk memenuhi semua tugas pengurus apabila tidak hadir.

Secara umum, dia tidak membuat keputusan penting tanpa terlebih dahulu berunding dengan pengurus, tetapi jika dia mempunyai keputusan tentang hal-hal rutin dan biasa yang mungkin timbul dalam perkembangan normal hotel.

Mesti dilatih dengan semua maklumat dan pengetahuan yang diperlukan untuk menganggap kedudukan penting itu, tahu semua fungsi, kakitangan, tugas mereka, penggantian, dll..

Di samping itu, pengetahuan mengenai norma-norma undang-undang adalah sesuatu yang tidak dapat dikurangkan untuk mengelakkan daripada menghadapi masalah dengan undang-undang.

Anda perlu menyelesaikan dengan cepat dan mempunyai pelan B untuk segala-galanya sekiranya perkara tidak berlaku mengikut jangkaan.

Pengurus bahagian suku

Tugas anda adalah untuk merancang, menyelia dan mengawal setiap dasar operasi yang berkaitan dengan kawasan anda dijalankan:

• Merancang dan menyelia operasi kumpulan dan konvensyen.
• Menganalisis statistik bulanan.
• Mewujudkan piawaian dan norma untuk penyediaan perkhidmatan di kawasan anda.
• Terima aduan mengenai kawasan anda.
• Menyelaras dengan ketua penyelenggaraan prestasi kerja mereka.

Ketua penerimaan tetamu

Mengatur dan mengawal tugas jabatan penerimaan:

• Sediakan jadual kakitangan di bawah tuduhan anda.
• Menguruskan aduan.
• Berkomunikasi dengan jabatan lain jika perlu.
• Mereka menjaga khidmat pelanggan dan menyelesaikan sebarang pertanyaan atau kebimbangan.
• Beliau adalah prinsipal yang bertanggungjawab untuk menghubungi pelanggan.

Pembantu Rumah

Jabatan ini mempunyai bilangan pekerja yang terbesar yang bertanggungjawab terhadap keseluruhan hotel dan terutamanya bertanggungjawab untuk membersihkan keseluruhan pertubuhan: kedua-dua kawasan umum hotel dan koridor, pejabat, bilik, dll..

Kedudukan ini sangat penting kerana kebersihan adalah surat pengenalan sebuah hotel, ini bergantung pada kejayaan atau kegagalan.

Sekiranya menerima latihan, pekerja harus ramah dan menyampaikan kehangatan kepada tetamu.

Pengurus makanan dan minuman

Ia bertanggungjawab untuk menyelia penyediaan dan hiasan setiap hidangan dan minuman yang disediakan di kawasan dapur di hotel berikutan resipi dan standard yang telah ditetapkan oleh hotel..

Memastikan pembangunan yang betul fungsi pekerja lain, pengendalian bekalan yang baik, mengelakkan bahan buangan, menyediakan menu, memantau kawasan pencuci mulut, minuman keras, inventori umum, dll..

Mesti membuat pengambilalihan yang diperlukan dan mengawal perkebunan anggur.

Mengendalikan semua kakitangan yang bertanggungjawab.

Kapten perhatian kepada orang ramai

Bertanggungjawab kepada pengurus operasi yang betul dari perkhidmatan yang ditawarkan oleh restoran atau kafeteria.

• Terima pelanggan.
• Mengikutnya ke meja.
• Dapatkan cadangan.
• Api makan.
• Semak bahawa semua orang sedang melakukan pekerjaan mereka.
• Semak bekalan.
• Membantu pelayan jika perlu.

Ia bertanggungjawab untuk mengawal kakitangan, mewujudkan menu, memantau penggunaan bahan mentah dan barang lain yang rasional, mengawal output dan kualiti hidangan, menentukan jadual kerja pekerja lain di bawah jagaan mereka.

Pengurus Perkhidmatan Am

Bertanggungjawab untuk membangunkan program tahunan untuk penyelenggaraan dan pencegahan jentera dan peralatan.

Mengambil semua langkah yang perlu untuk mengekalkan dan memperbaiki keadaan seni bina hartanah.

Pentadbiran perkhidmatan asas, menyokong kawasan yang mengintegrasikannya, menjaga keselamatan harta benda dan penghuni, mengendalikan komisen keselamatan dan kebersihan.

Pengurus Penyelenggaraan

• Ia mesti menyelesaikan semua masalah yang berlaku dalam masa rekod supaya pengeluaran tidak terganggu.
• Anda mesti mengatur dan menyelaras pesanan kerja penyelenggaraan untuk semua kakitangan yang bertanggungjawab.
• Menyelaras penghantaran dan penerimaan bahan-bahan yang diperlukan untuk menjalankan kerja penyelenggaraan.
• Sahkan pesanan dan kualiti kerja yang telah dilakukan.
• Mengizinkan pengalihan bahan yang disimpan di gudang.
• Jika perlu, berikan latihan mengenai peralatan, bahan dan peralatan yang ada di dalam kemudahan tersebut.

Ketua keselamatan

Ia bertanggungjawab untuk pencegahan risiko pekerjaan.

• Menganalisis kemungkinan risiko yang mungkin berlaku.
• Rujuk rancangan keselamatan.
• Periksa pasukan.
• Mengawasi sistem.
• Memastikan keselamatan pelanggan dan pekerja.
• Sediakan laporan mengenai segala yang telah dilakukan dan apa yang berlaku.
• Kawalan tempat letak kereta.

Ketua berkebun

Mengurus segala yang berkaitan dengan taman dan penyelenggaraannya.

Pengurus pentadbiran

Fungsinya adalah merancang dan mengarahkan pengurusan pentadbiran syarikat.

• Urus hubungan dengan pembekal.
• Kawalan disiplin kakitangan.
• Buat strategi produksi, dsb..

Ketua sumber manusia

Dia bertanggungjawab untuk segala-galanya yang berkaitan dengan kawalan sumber manusia dan berfungsi secara langsung dengan Pengurus Besar dan pengurus lain.

• Mesti mengekalkan persekitaran kerja yang baik.
• Atur subsistem HR.
• Mengaitkan konflik antara pekerja.
• Memastikan kebajikan hubungan syarikat pekerja.

Pengurus gudang

Mengawal input dan output semua bahan, peralatan, produk, alat dan secara umumnya semua harta yang dimiliki oleh syarikat.

Ia juga menjalankan audit dan inventori untuk kawalan yang betul dan berkesan.

Pembantu perakaunan

Tugas mereka adalah berkaitan dengan tugas-tugas perakaunan, di antara beberapa fungsi yang dapat kita temui:

• Pengurusan inventori.
• Pembayaran perkhidmatan.
• Pengisytiharan cukai.

Pembantu pentadbiran

Fungsi utamanya ialah:

• Proses korespondensi, menerima dokumen, panggilan jawapan, lawatan, dokumen arkib, fail proses, menyimpan agenda terkini, dan sebagainya..

Skim lain ialah: