Pejabat dalam Fungsi, Peralatan dan Bahan Dunia Perniagaan



The pejabat di dunia perniagaan mewakili bahagian syarikat di mana data yang diterima dan dikeluarkan diproses, untuk menyampaikan maklumat yang diperlukan oleh organisasi untuk pembangunan normal operasi atau aktivitinya.

Pentingnya diberikan kerana setiap syarikat yang menghasilkan barang atau jasa, apa pun cabang di mana ia mengkhususkan diri, memerlukan satu set orang yang mengelola operasi dan mengurus fungsi pentadbiran yang lain. Kebanyakan orang bekerja di pejabat.

Bilangan kakitangan di pejabat boleh berubah, tetapi semua organisasi, tanpa mengira jenis atau saiznya, memerlukan pekerja pejabat untuk menjaga tugas harian. Pekerja pejabat menangani pelbagai aspek syarikat.

Aspek ini termasuk perakaunan, teks dan pemprosesan data, telekomunikasi dan aktiviti lain. Mereka diperlukan dalam semua sektor ekonomi, dari pembuatan ke pengangkutan. 

Teknologi membuat sumbangan asas di pejabat: membolehkan lebih banyak kerja dilakukan dalam tempoh yang lebih singkat.

Indeks

  • 1 Fungsi
  • 2 Peralatan dan bahan
    • 2.1 Sistem telefon komersial dan telefon meja
    • 2.2 Komputer
    • 2.3 Sambungan komputer dan Internet
    • 2.4 Pelbagai fungsi pencetak
    • 2.5 Pencincang kertas
    • 2.6 Mesin fotokopi
    • 2.7 Projektor video dan skrin
    • 2.8 Peralatan untuk pedagang
    • 2.9 Perabot
    • 2.10 Bekalan dan bekalan pejabat
  • 3 Contoh pekerjaan di pejabat
    • 3.1 Penulis / editor di laman web dan akhbar 
    • 3.2 Penerimaan tetamu
    • 3.3 Akauntan
    • 3.4 Pengurus
    • 3.5 Panggilan perhatian-Pusat Panggilan
  • 4 Rujukan

Fungsi

- Perkhidmatan penting yang disediakan oleh pejabat termasuk perkhidmatan pentadbiran dan lain-lain kepada jabatan-jabatan lain organisasi, yang tidak boleh berfungsi tanpa jawatan.

- Pejabat ini adalah penting dalam organisasi sebagai otak di dalam tubuh manusia. Oleh itu, pejabat adalah otak syarikat. Ia mengumpulkan maklumat dari sumber dalaman dan luaran yang berbeza, mendaftarkannya, menganjurkannya dan menganalisisnya untuk menjadikannya tersedia untuk pengurusan. Semua jenis maklumat, baik masa lalu dan sekarang, boleh didapati di pejabat.

- Pejabat ini juga bertindak sebagai perantara. Sambungkan dunia luar dengan jabatan yang berlainan dan sebaliknya. Semua pesanan jualan diterima melalui pejabat. Sambungkan organisasi dengan pelanggan, pembekal, kerajaan dan orang awam. Perhubungan awam sangat penting di pejabat moden.

- Ia adalah jantung semua aktiviti perniagaan; Ia seperti pusat saraf pentadbiran. Dari pejabat mengedarkan maklumat mengenai pembelian, jualan, kewangan dan komunikasi.

- Ia adalah pusat kawalan; ia adalah cara bagi dasar syarikat untuk mengambil tindakan. Apabila perniagaan berkembang, setiap pemimpin diberi kuasa untuk membuat keputusan dan tindakan mereka sendiri. Oleh itu, setiap jabatan akan mempunyai pejabat sendiri, untuk memudahkan pengurusan untuk menggariskan rancangan dan dasarnya.

Beberapa tindakan utama yang dijalankan di pejabat adalah:

  • Mesyuarat.
  • Hubungi perhatian.
  • Setuju dengan strategi syarikat.
  • Setuju objektif.
  • Pertubuhan fail fizikal dan komputer.
  • Perkhidmatan pelanggan.
  • Percetakan dan penyalinan dokumen.

Peralatan dan bahan

Peralatan pejabat telah berkembang untuk membolehkan automasi yang lebih besar. Automasi pejabat bermaksud menggunakan mesin untuk melakukan tugas berulang dan membosankan yang biasa dilakukan orang. Pasukan juga membantu para pekerja untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih cepat dan cekap.

Antara peralatan yang boleh kita dapati di pejabat ialah:

Sistem telefon komersial dan telefon meja

Mereka adalah cara utama yang digunakan untuk komunikasi langsung dengan pelanggan dan pembekal.

Komputer

Untuk memproses maklumat, yang kini menjadi jiwa pejabat mana pun. Mereka juga penting untuk komunikasi, terima kasih kepada e-mel.

Sambungan komputer dan Internet

Jika maklumat adalah jiwa syarikat, maka rangkaian komputer adalah arteri yang menyalurkan maklumat ini melalui semua bidang perniagaan. Pengkabelan Ethernet, router dan modem diperlukan untuk menyambung rangkaian tempatan ke Internet.

Pencetak pelbagai fungsi

Apabila maklumat itu digital, kami mahu mencetaknya, dan jika ia dicetak, kami mahu mengimbasnya. Sebaliknya, kami mahu menerimanya atau menghantarnya melalui faks. Pasukan-pasukan ini melakukan semuanya.

Pencincang kertas

Apabila menjana kertas bercetak, banyak kali anda perlu memusnahkannya. Pejabat ini bertanggungjawab terhadap maklumat yang ada.

Mesin fotokopi

Asas untuk membuat salinan dokumen.

Projektor video dan skrin

Digunakan untuk persembahan di bilik mesyuarat.

Peralatan untuk pedagang

Mesin jualan dan daftar tunai.

Perabot

Di dalam perabot di pejabat kami dapat mencari yang berikut:

  • Kerusi
  • Meja
  • Kubik
  • Kabinet fail
  • Permaidani
  • Jadual mesyuarat

Bekalan dan bekalan pejabat

Beberapa bahan dan bekalan yang diperlukan untuk operasi pejabat ialah:

- Lembaran kertas putih: Digunakan untuk mencetak dan fotokopi, untuk menulis nota kecil dan untuk pembentangan pada flipchart.

- Gulung kertas: kertas terma untuk faks, pita label, kertas untuk titik jualan.

- Borang yang dicetak: invois, pulangan cukai, resit pembayaran, kalendar meja.

- Label dan kertas pelekat: label untuk folder, label harga dan nota pos.

- Barang untuk percetakan: kartrij dakwat dan kartrij toner.

- Media storan mudah alih: USB stick dan kad memori.

- Pengikat mekanikal: klip untuk jenis kertas dan rama-rama, staples.

- Pengikat kimia: pita pelekat telus, gam.

- Pembersihan item: mangkuk, tong sampah, kitar semula, penyapu, sabun, penyegar udara, pembasmian kuman, tuala kertas dan kertas tandas.

- Mesin-mesin kecil: pukulan kertas, staplers, grappers, anjing laut getah, mesin penomboran dan pengasah pensil.

- Simpanan fizikal: folder, sampul, kotak, rak dan penganjur meja.

- Bahan penulisan dan pembaca bukti: pensil, pen, penanda, pita pembetulan, cecair pembetulan dan pemadam.

Contoh pekerjaan di pejabat

Penulis / editor di laman web dan akhbar 

Penulis dan editor, sama ada mereka tergolong dalam pasukan kerja atau bekerja dari rumah, bekerja di pejabat. Penulis mencipta kandungan untuk mencetak penerbitan, laman web dan blog. Editor mengeset kandungan yang telah ditulis.

Penyambut tetamu

Resepsionis bekerja di pejabat yang menerima pelanggan dan pembekal, menulis e-mel, menjawab panggilan telefon, mengambil mesej, menghantar e-mel, berkomunikasi panggilan telefon kepada pekerja tertentu dan memfailkan.

Wakil khidmat pelanggan harus dimaklumkan dengan baik tentang perniagaan yang dia kerjakan, serta mengenai produk dan perkhidmatannya, untuk membantu pelanggan. Anda mesti menjawab panggilan dan e-mel, mengambil pesanan dan mengeluarkan bayaran balik.

Akauntan

Akauntan atau akauntan bekerja di persekitaran pejabat. Tugas mereka termasuk penyediaan cukai, membayar bil, menerima bayaran, dan lain-lain.

Pengurus

Pengurus pejabat mengurus kerja pejabat. Kewajipan mereka boleh berbeza dari menyewa, menembak atau menjadualkan kerja kakitangan, mewakilkan fungsi, melatih pekerja baru, mencipta dan menguatkuasakan dasar pejabat, mengawasi pasukan kerja, menyelesaikan situasi dan mengekalkan sistem komputer.

Pusat panggilan penjagaan-Panggilan

Orang yang bekerja di pusat panggilan memerlukan menjawab panggilan telefon daripada pelanggan syarikat yang mereka bekerja. Anda perlu memberi mereka jawapan kepada soalan anda, menerima aduan dan pesanan proses.

Rujukan

  1. Rob Waugh (2017). Apa yang akan datang untuk teknologi pejabat? The Telegraph. Sambung Perniagaan Kecil. Diambil dari: telegraph.co.uk.
  2. StateUniversity (2018). Perniagaan Menuju ke Komputer dan Pejabat - PEJABAT HARI INI, KERJA PERNIAGAAN PERNIAGAAN, TRENDS DALAM PERNIAGAAN, DUNIA KEWANGAN. Diambil dari: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Bagaimana komputer mengubah pejabat selama-lamanya. BBC News Diambil dari bbc.com.
  4. Wikipedia, ensiklopedia percuma (2018). Pengurusan pejabat Diambil dari: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Pengertian asas pejabat. Diambil dari: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Peralatan Pejabat Perlu untuk Memulakan Perniagaan. Operasi dan Teknologi Imbangan. Diambil dari: thebalance.com.