Fungsi Pejabat 12 Yang Paling Penting Menguasai

The fungsi pejabat yang menguasai mereka adalah aktiviti pentadbiran yang menyedari kakitangan syarikat, organisasi atau institusi, dan yang diperlukan untuk operasi yang sama. Sekiranya ia dilakukan dengan cekap, hasilnya akan jauh lebih baik daripada jika ia tidak dilakukan dengan baik.

Kerja ini, biasanya, mempunyai jadual biasa dari Isnin hingga Jumaat yang bermula pada jam 8 atau 9 pagi. dan ia berlangsung sehingga 4 atau 5 p.m walaupun ini berbeza mengikut negara atau rantau.

Majoriti kerja pejabat memerlukan kemahiran asas seperti: komunikasi lisan fasih, kemampuan menulis, memfailkan dan pengalaman dengan peralatan kantor seperti komputer, mesin fotokopi, dll..

Bergantung pada tahap kedudukan atau tanggungjawab yang diandaikan, ia memerlukan seseorang yang mempunyai pendidikan teknikal, universiti atau peringkat keempat.

10 fungsi utama pejabat yang menguasai

1- Perancangan

Inilah tugas pertama dan paling penting kerana ia terdiri daripada menentukan bagaimana kaedah dan struktur organisasi dapat menyumbang kepada pelan perniagaan.

Terdapat alat teknologi yang membantu kaedah ini dapat menjadi kenyataan dalam tugas yang diagihkan di kalangan ahli pasukan, tetapi hanya perancangan yang baik dapat menjamin bahwa semuanya berakhir dengan menambah tujuan bisnis.

Untuk perancangan umum, visi perniagaan yang jelas dan tahap hierarki tertentu diperlukan di dalam syarikat, tetapi setiap ahli pasukan harus merancang kerja mereka agar mereka dapat memenuhi matlamat dan tenggat waktu yang ditetapkan..

2- Transkripsi dan / atau penulisan laporan

Satu tugas yang setiap hari menduduki masa yang bekerja di pejabat adalah tulisan, dalam apa-apa sokongan, laporan yang menyokong atau terperinci fungsi mereka atau yang berfungsi untuk menerangkan antara rakan-rakan mereka yang lain butir-butir (latar belakang, kemajuan, hasil, kebaikan dan keburukan, dan sebagainya), dari sesuatu projek.

Tulisan-tulisan ini juga berfungsi sebagai rekod aktiviti organisasi yang mana pejabat itu dimiliki, untuk pemeriksaan atau ulasan masa depan.

- Menghadiri mesyuarat

Mereka adalah pertemuan antara ahli-ahli pasukan kerja di mana idea tentang projek-projek semasa ditukar, cadangan baru terdedah, persembahan, laporan atau laporan dikongsi.

Biasanya mereka mempunyai objektif menyelaraskan semua yang hadir dalam arah mencapai matlamat yang sama, menetapkan tugas, tugas dan tarikh akhir kepada setiap orang. Mereka juga berfungsi untuk menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan tugas.

Mereka cenderung mempunyai frekuensi, tempoh dan dinamik yang sangat jelas. Juga, apa yang dibincangkan di dalamnya biasanya direkodkan dalam minit atau minit untuk mengarkib.

- Jadual mesyuarat

Ini adalah mengenai menyelaraskan agenda semua orang yang sepatutnya berada dalam pertemuan sedemikian rupa sehingga mereka boleh bertepatan di tempat dan masa tertentu.

Ini adalah tugas yang boleh menjadi sangat menggembirakan, jadi bergantung pada teknologi boleh menjadi idea yang baik. Terdapat aplikasi, seperti JadualOnce, yang membolehkan mesyuarat penjadualan secara automatik, membolehkan tetamu melihat tarikh yang tersedia dan memilih jadual yang sesuai dengan mereka..

5- Semak e-mel korporat

Ia adalah tugas yang boleh mengambil sedikit masa. Laporan Adobe yang diterbitkan pada tahun 2016, yang dihasilkan dari kaji selidik yang dijalankan oleh lebih dari seribu pekerja, menunjukkan bahawa kami menghabiskan purata 20.5 jam setiap minggu, memeriksa email kerja kami.

Isih, baca dan balas e-mel, adalah bentuk komunikasi yang sangat biasa dan membolehkan pertukaran fail dan tera yang berkaitan dengan sebarang projek atau proses organisasi.

Walaupun syarikat sentiasa mencari bentuk pengurusan e-mel yang lebih cekap, terdapat juga aplikasi seperti Label Pintar Gmail..

Satu lagi cara untuk menyelaraskan tugas ini ialah memasukkan templat e-mel yang standard, atau teks yang boleh dihantar dengan pengubahsuaian minimum kepada penerima yang berlainan dan dalam pelbagai peluang..

- Pengurusan kewangan

Dalam tugas ini, mesti dijamin bahawa wang itu memenuhi kitaran hayatnya dalam pembelian dan penjualan produk dan perkhidmatan; bahawa semua invois dihantar, didaftarkan, dibayar dan dihantar. Sudah tentu ada pejabat di mana mereka hanya berdedikasi untuk ini.

Aktiviti ini juga termasuk menyimpan akaun kewangan dan dokumen undang-undang yang dikemaskini sedemikian rupa sehingga tidak ada masalah dengan rangka kerja undang-undang yang berkaitan dengan organisasi yang dipersoalkan.

7- Logistik

Fungsi ini menjamin bahawa semua barangan yang berkaitan dengan kerja syarikat, diangkut ke dan dari gudang dan pelanggan. Ia juga termasuk membuat pautan dengan pembekal untuk mendapatkan bahan mentah untuk pembuatan produk baru.

Matlamat fungsi ini adalah untuk memastikan bahawa syarikat mempunyai segala-galanya yang diperlukan untuk memastikan pengeluaran baik atau perkhidmatan yang dimasarkan.

- Perhatikan perhatian

Di pejabat, ia juga perlu menjawab telefon, kerana ia adalah cara komunikasi dengan pelanggan, pembekal dan antara rakan sekerja. 

Walaupun nampaknya tugas mudah, ia memerlukan protokol tertentu kerana ia dapat menjadi suara yang di luar perusahaan bersekutu dengan citra itu. Oleh itu, adalah penting untuk menghormati peraturan ihsan, mengekalkan nada institusi, menyederhanakan jumlah suara dan perbendaharaan kata yang digunakan.

Fakta penting lain, yang kadang kala diabaikan apabila melaksanakan fungsi ini, adalah untuk menulis sebanyak mungkin data orang di sisi lain telefon; Ini akan memberi maklumbalas kepada pangkalan data kenalan syarikat dan membolehkan anda untuk mengikuti dengan betul mengenai perkara yang dibincangkan semasa perbualan telefon.

9 - Organisasi arkib

Kebanyakan tugas yang dilaksanakan di pejabat menghasilkan beberapa dokumen: invois, nota, minit, minit, laporan jualan, dll..

Dalam digital atau di atas kertas, ia adalah kuantiti maklumat yang memerlukan seseorang bertanggungjawab untuk mengkatalogkan, mengarkibkan dan melindunginya mengikut tahap kepentingannya untuk perniagaan..

Tepat pada titik terakhir ini, perlindungan daripada maklumat, adalah isu yang menjadi sakit kepala bagi banyak organisasi, sehingga semakin banyak alat, protokol dan prosedur yang timbul yang memberikan keamanan dalam pengarsipan dan penghantaran informasi. data sensitif dalam organisasi.

Dalam sesetengah keadaan, pemacu cakera luaran digunakan, sementara di lain-lain terdapat pelayan khas untuk kes atau platform penyimpanan dalam "awan" seperti Microsoft OneDrive, Google Drive atau Apple iCloud.

10 - Pengedaran mel syarikat

Satu tugas yang, walaupun tidak memerlukan latihan akademik yang sangat tinggi, memerlukan organisasi yang baik, tanggungjawab dan rasa tergesa-gesa, adalah pengedaran surat-menyurat dalam pejabat.

Sketsa beberapa reka bentuk, kad kredit yang dihantar oleh bank, invois pembekal atau surat tindak balas entiti kerajaan, adalah beberapa dokumen yang mana pekerja mungkin menunggu dan di mana banyak proses lain mungkin bergantung. syarikat itu.

11- Perkhidmatan pelanggan

Fungsi ini adalah untuk membantu pelanggan secara fizikal dengan soalan atau aduan mengenai produk atau perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat.

12- Percetakan dan penyalinan dokumen

Ia terdiri daripada mencetak dokumen yang mesti diselamatkan secara fizikal atau membuat salinan mereka yang mesti disimpan dalam pendua atau dihantar kepada pekerja syarikat.

Rujukan

1. Audra Bianca (s / f). Petua organisasi & petua perancangan. Diambil dari: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tugas pejabat yang anda boleh dan harus mengotomatikkan. Diambil dari: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Berapa jam dalam hidup anda telah anda di e-mel kerja? Cuba kalkulator kami yang menyedihkan. Diperolehi daripada: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Senarai Pekerjaan Bekerja di Pejabat. Diambil dari: work.chron.com.
5. Apa yang dilakukan oleh pembantu pejabat. Diperoleh dari learn.org.
6. Apa sebenarnya yang dilakukan orang dalam pekerjaan pejabat. Diperolehi daripada: reddit.com.