Fasa pengurusan projek, objektif, manfaat dan contoh



The pengurusan projek adalah untuk mematuhi pelaksanaan permulaan, merancang, melaksanakan, mengawal dan menutup kerja sesebuah pasukan untuk memenuhi sebab-sebab kejayaan konkrit dan mencapai objektif tertentu pada masa yang ditetapkan. Oleh itu, ia adalah aplikasi kemahiran, teknik, pengetahuan dan alat untuk aktiviti program yang memenuhi keperluan sesuatu projek.

Projek adalah kerja sementara yang direka untuk menghasilkan hasil, perkhidmatan atau produk yang unik, dengan permulaan dan akhir yang jelas, yang dilaksanakan untuk mencapai matlamat dan objektif yang luar biasa, untuk mencapai nilai tambah atau perubahan yang bermanfaat.

Kualiti sementara projek-projek ini tidak sepadan dengan operasi rutin perniagaan, yang merupakan aktiviti berulang, semi-kekal atau kekal yang mudah, untuk menghasilkan perkhidmatan atau produk.

Tidak mempunyai proses untuk mengurus projek boleh mengakibatkan kehilangan masa, kehilangan wang dan prestasi yang tidak baik.

Indeks

  • 1 Alat berkuasa
  • 2 Fasa
    • 2.1 Permulaan
    • 2.2 Perancangan
    • 2.3 Pelaksanaan
    • 2.4 Dokumentasi projek
    • 2.5 Pemantauan dan kawalan
    • 2.6 Penutupan
  • 3 Objektif
    • 3.1 Berjaya membangun fasa projek
    • 3.2 Berkomunikasi dengan cekap
    • 3.3 Mencapai matlamat utama projek
    • 3.4 Menghasilkan satu projek yang mengikut objektif pelanggan
  • 4 Faedah
    • 4.1 Kecekapan yang lebih besar dalam penyediaan perkhidmatan
    • 4.2 Kepuasan pelanggan
    • 4.3 Keberkesanan yang lebih besar dalam penyediaan perkhidmatan
    • 4.4 Meningkatkan pertumbuhan dan pembangunan dalam pasukan
    • 4.5 Lebih banyak kelenturan
    • 4.6 Peningkatan penilaian risiko
  • 5 Contoh
    • 5.1 American Airlines
    • 5.2 Royal Bank
  • 6 Rujukan

Alat berkuasa

Pengurusan projek adalah alat perniagaan yang kuat yang boleh menawarkan banyak kelebihan kepada syarikat dari semua saiz. Menyediakan proses, garis panduan dan juga teknik berulang untuk membantu menguruskan orang dan kerja yang terlibat dalam projek.

Ia boleh meningkatkan peluang kejayaan dan membantu menyampaikan projek secara konsisten, cekap, tepat pada masanya dan dalam anggaran.

Dengan melaksanakan strategi pengurusan projek asas, objektif yang diinginkan akan dicapai dan objektif tersebut akan dicapai dalam masa tertentu dan domain kos..

Hasilnya ialah semua orang akan menang, yang mana boleh menjadi manfaat terbaik untuk pengurusan projek.

Fasa-Fasa

Inisiasi

Fasa pemulaan menentukan sifat dan skop projek. Anda perlu memahami persekitaran perniagaan dan juga memastikan kawalan yang diperlukan dimasukkan ke dalam projek.

Dokumen permulaan projek adalah satu siri takrif yang digunakan untuk membuat peraturan untuk tempoh projek. Ini termasuk:

- Cadangan projek: idea di sebalik projek, objektif umum, jangka masa.

- Skop projek: arah dan pemantauan projek.

- Struktur kerja yang diskriminasi: skala kerja yang perlu dilakukan, sehingga tugas harian.

- Matriks tugas tanggungjawab: peranan dan tanggungjawab sejajar dengan keputusan.

- Analisis keperluan perniagaan dan keperluan terhadap objektif yang boleh diukur.

- Tinjau operasi semasa.

- Piagam projek, termasuk kos, tugasan, penghantaran dan tempoh masa.

Perancangan

Objektif utama adalah untuk merancang masa, kos dan sumber yang sesuai untuk menganggarkan kerja yang diperlukan dan dengan demikian mengurus risiko secara berkesan semasa pelaksanaan projek. Ia terdiri daripada menentukan metodologi untuk mengikuti pentadbiran projek.

- Mengenalpasti kiriman dan mewujudkan struktur kerja yang patah.

- Kenal pasti aktiviti-aktiviti yang diperlukan untuk melengkapkan penghantaran dan dengan itu menyambungkan aktiviti tersebut dengan urutan logik.

- Anggarkan keperluan sumber untuk aktiviti.

- Anggarkan masa dan kos aktiviti.

- Pembangunan jadual dan belanjawan.

- Perancangan risiko.

- Dapatkan kelulusan rasmi untuk mula bekerja.

Pelaksanaan

Semasa pelaksanaan, anda mesti tahu apakah tarikh akhir yang dirancang yang mesti dilaksanakan. Tahap pelaksanaan menjamin bahawa hasil pelan pengurusan projek dibuat dengan sewajarnya.

Fasa ini melibatkan peruntukan, penyelarasan dan pengurusan sumber manusia yang mencukupi dan sumber lain, seperti bahan dan belanjawan. Hasil fasa ini adalah hasil projek.

Dokumentasi projek

Untuk mengekalkan bajet, skop, keberkesanan dan juga kadar, projek mesti mempunyai dokumen fizikal yang berkaitan dengan setiap tugas tertentu.

Dengan dokumentasi yang betul, mudah untuk melihat apakah keperluan sesuatu projek dipenuhi atau tidak. Dokumentasi menyediakan maklumat tentang apa yang telah siap untuk projek itu.

Jika dilakukan dengan betul, dokumentasi boleh menjadi tulang punggung kejayaan sesuatu projek.

Pemantauan dan kawalan

Ia terdiri daripada proses-proses yang dijalankan untuk mematuhi pelaksanaan projek, untuk mengenal pasti masalah-masalah yang berpotensi tepat pada masanya dan langkah-langkah pembetulan boleh diambil apabila perlu, untuk mengawal pelaksanaan projek.

Prestasi projek diperhatikan dan diukur untuk mengenal pasti variasi dalam pelan pengurusan projek.

Ia juga memberikan maklum balas antara fasa-fasa projek yang berlainan, untuk melaksanakan tindakan pencegahan atau pembetulan untuk mematuhi pelan pengurusan projek.

Penutupan

Ia mengandungi penyempurnaan projek dan penerimaannya secara rasmi. Aktiviti pentadbiran termasuk dokumentasi pelajaran yang dipelajari. Ia terdiri dalam memuktamadkan semua aktiviti keseluruhan set proses untuk menutup projek secara rasmi.

Kajian pasca pelaksanaan juga termasuk dalam fasa ini. Ini adalah fasa penting bagi pasukan projek untuk belajar daripada pengalaman dan menggunakannya dalam projek masa depan.

Perkara-perkara yang berfungsi dengan baik harus diperhatikan dalam projek dan perkara-perkara yang tidak berfungsi harus dianalisis untuk menghasilkan pelajaran yang dipelajari.

Objektif

Objektif pengurusan projek adalah melaksanakan projek menyeluruh yang memenuhi objektif klien.

Berjaya membangun fasa projek

Projek, tanpa mengira saiznya, secara amnya melibatkan lima fasa penting yang sama pentingnya: Permulaan, perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan kawalan, penutupan.

Pembangunan dan pelaksanaan tanpa masalah dan tanpa gangguan semua fasa sebelumnya menjamin kejayaan sesuatu projek.

Berkomunikasi dengan cekap

Perlu sentiasa diingat bahawa kejayaan atau kegagalan sesuatu projek bergantung kepada sebahagian besar kerja berpasukan. Oleh itu, kunci kejayaan adalah sentiasa kolaborasi.

Untuk tujuan ini, mewujudkan komunikasi yang baik sangat penting. Di satu pihak, maklumat itu mesti diartikulasikan secara jelas dan lengkap, supaya semua orang memahami sepenuhnya. Sebaliknya, anda mesti mempunyai keupayaan untuk mendengar dan menerima ulasan yang membina.

Mencapai objektif utama projek

Objektif utama projek ini perlu diselesaikan dalam masa yang dianggarkan, dengan kualiti yang dijangkakan dan dalam anggaran yang dipertimbangkan.

Mengoptimumkan input yang diperlukan yang diberikan dan aplikasi mereka untuk memenuhi objektif yang telah ditetapkan projek adalah masalah di mana selalu terdapat ruang untuk penambahbaikan.

Semua proses dan prosedur boleh diperbaharui dan dikemas kini untuk meningkatkan keberlanjutan sesuatu projek dan juga mengarahkan pasukan menerusi proses perubahan strategik.

Menghasilkan projek yang mengikut objektif pelanggan

Ini bermakna bahawa visi pelanggan perlu ditangani dan diperbaharui, atau dirundingkan dengan mereka berhubung dengan objektif projek, untuk mengubahnya menjadi matlamat yang boleh dilaksanakan..

Memuaskan harapan pelanggan dan menjaga mereka bahagia tidak hanya menjurus kepada kerjasama yang berjaya, yang dapat membantu menghapuskan kejutan semasa pelaksanaan projek, tetapi juga menjamin kelestarian di masa depan.

Faedah

Kelebihan utama pengurusan projek ialah membantu menguruskan projek dengan berkesan. Ini membolehkan menyelesaikan masalah dengan lebih cepat.

Kecekapan yang lebih besar dalam penyediaan perkhidmatan

Pengurusan projek menyediakan pelan tindakan yang mudah diikuti dan membawa kepada penyiapan projek. Selepas anda tahu di mana untuk mengelakkan jalan berlubang, adalah logik untuk berfikir bahawa anda akan bekerja lebih bijak dan lebih cekap.

Kepuasan pelanggan

Apabila sesuatu projek selesai pada masa dan di bawah bajet, pelanggan meninggalkan gembira. Dan pelanggan gembira adalah seseorang yang akan melihat semula.

Pengurusan projek pintar menyediakan alat yang membolehkan hubungan pelanggan / pentadbir ini diteruskan.

Keberkesanan yang lebih besar dalam penyediaan perkhidmatan

Strategi yang sama yang membolehkan kejayaan menyelesaikan sesuatu projek juga akan berkhidmat banyak kali untuk projek-projek lain.

Meningkatkan pertumbuhan dan pembangunan dalam pasukan

Hasil positif tidak hanya menghasilkan penghormatan, tetapi sering memberi inspirasi kepada pasukan projek untuk terus mencari cara untuk melakukan lebih baik.

Fleksibiliti yang lebih besar

Mungkin salah satu manfaat pengurusan projek terbaik ialah ia membolehkan fleksibiliti. Pentadbiran yang selamat projek membolehkan untuk mengesan strategi yang anda ingin lakukan supaya projek selesai.

Walau bagaimanapun, keindahan organisasi sedemikian adalah bahawa jika anda mengetahui laluan yang lebih pintar untuk diambil, anda boleh mengambilnya. Bagi kebanyakan syarikat kecil dan sederhana, hanya ini adalah harga kemasukan.

Peningkatan penilaian risiko

Apabila semua pemain diselaraskan dan strategi yang ada, potensi risiko untuk ditampar.

Pengurusan projek menyediakan bendera merah pada masa yang sesuai: sebelum mula bekerja pada penyelesaian projek.

Contohnya

American Airlines

Penggabungan American Airlines dengan US Airways mencipta pertindihan dalam teknologi dan program. Mereka tahu bahawa hamparan tidak cukup untuk menguruskan sumber dan projek yang kompleks.

Untuk mendapatkan penglihatan ke dalam keutamaan divisyen dan global yang lebih luas, mereka mula menggunakan pengurusan projek untuk kemasukan kakitangan, pengurusan sumber dan perancangan kapasiti..

Akibatnya, syarikat penerbangan itu mula memanfaatkan kerjanya pada teknologi maklumat dari 10% hingga 20%. Ini bersamaan dengan kesan positif bersih beberapa juta dolar dalam lembaran imbangannya.

Sekarang, mereka mempunyai akses kepada data yang lebih dipercayai dan lebih baik untuk membuat keputusan kritikal mengenai projek dan sumber.

Royal Bank

Royal Bank of Scotland diperlukan untuk melaksanakan data yang konsisten dan boleh dipercayai untuk memaklumkan keputusan kewangan dan sumber. Oleh itu, mereka memilih pengurusan projek untuk meningkatkan konsistensi ini. Jadi mereka mengeluarkan 35 sistem warisan, lebih daripada 50 alat yang dibangunkan oleh pengguna dan beratus-ratus spreadsheet.

Dengan data dalam format yang berbeza dan beratus-ratus projek yang diuruskan oleh sistem yang berbeza, mereka mahu mengawal data mereka untuk melihat portfolio klien mereka dengan lebih jelas.

Dalam tempoh dua belas bulan, mereka dapat memenuhi kes perniagaan mereka dan mencapai pulangan pelaburan. Di sepanjang jalan, mereka telah meningkatkan ketelusan dan mengurangkan kos dalam setiap unit perniagaan.

Rujukan

  1. Wikipedia, ensiklopedia percuma (2019). Pengurusan projek Diambil dari: en.wikipedia.org.
  2. Institut Pengurusan Projek (2019). Apakah Pengurusan Projek? Diambil dari: pmi.org.
  3. Clarizen (2018). Apakah Objektif Pengurusan Projek? Diambil dari: clarizen.com.
  4. Perniagaan NI (2019). Kelebihan pengurusan projek. Diambil dari: nibusinessinfo.co.uk.
  5. Gary Picariello (2019). 10 Manfaat Pengurusan Projek Teratas. Pengurusan Projek Bright Hub. Diambil dari: brighthubpm.com.
  6. Leyna O'Quinn (2018). Contoh 5 Contoh Pengurusan Projek Real-World. Blog Planview. Diambil dari: blog.planview.com.