Ciri-ciri, jenis, elemen, kelebihan komunikasi bertulis

The komunikasi bertulis ia adalah apa-apa jenis interaksi yang menggunakan kod tertulis. Walaupun ia berdasarkan sistem linguistik yang sama, sifatnya berbeza. Oleh itu, tidak seperti yang lain, bentuk bertulis sepenuhnya konvensional. Ini mesti mengikuti corak yang ditakrif mengikut peraturan yang ditetapkan oleh bahasa.

Sebaliknya, komunikasi bertulis adalah bentuk komunikasi formal yang paling biasa antara manusia, dan melaksanakan pelbagai fungsi sosial. Di antara kegunaannya, ia sering digunakan untuk mendokumentasikan pelbagai jenis peristiwa dan untuk menjalankan interaksi antarpribadi.

Di samping itu, satu lagi ciri yang paling relevan ialah ia tidak memerlukan kehadiran penghantar dan penerima dalam ruang dan masa yang sama. Oleh itu, mesej diterima dalam bentuk tertunda dan interaksi penulis (pengirim) dan pembaca (penerima) sangat terhad.

Sebaliknya, komunikasi bertulis pada dasarnya merupakan aktiviti kreatif yang memerlukan usaha yang sedar. Usaha ini datang dari rangsangan yang dihasilkan oleh minda.

Di dalamnya ia berbeza dari yang lisan, di mana ia dikumpul secara luaran oleh reseptor deria. Sebaliknya, yang tertulis berasal dari aktiviti intelektual dalaman.

Indeks

• 1 Ciri-ciri
  • 1.1 Penerimaan tertunda mesej
  • 1.2 Kitaran terhad
  • 1.3 Ruang kecil untuk redundansi
  • 1.4 Pra perancangan
• 2 Jenis
  • 2.1 Memo
  • 2.2 Laporan
  • 2.3 Brosur
  • 2.4 E-mel
  • 2.5 Cadangan
  • 2.6 Surat
  • 2.7 Telegram
  • 2.8 Faks
• 3 Unsur komunikasi bertulis
• 4 Kelebihan
  • 4.1 Tetap dalam masa
  • 4.2 Kawalan mekanisme
  • 4.3 Pemeliharaan
  • 4.4 Tahap reflektif yang lebih tinggi
  • 4.5 Kurang kemungkinan penyimpangan dan tafsiran
• 5 Kekurangan
  • 5.1 Kos
  • 5.2 Keupayaan untuk memahami dengan berkesan
  • 5.3 Maklumbalas
  • 5.4 Kesukaran menyatakan emosi  
  • 5.5 Resit tertangguh atau tidak pasti
  • 5.6 Kurang fleksibiliti
• 6 Rujukan

Ciri-ciri

Respon penerimaan tertunda mesej

Salah satu ciri komunikasi bertulis adalah berkaitan dengan faktor waktu. Dalam situasi komunikasi tatap muka, mesej yang dikodkan oleh penghantar akan diterima secara serta merta oleh penerima.

Tetapi, dalam komunikasi bertulis selalu ada penangguhan. Secara umum, tidak ada batasan waktu tetap untuk kelewatan ini.

Kitaran terhad

Siklus komunikasi terdiri daripada empat elemen komunikatif asas: pengirim, mesej bersama saluran komunikasi, penerima dan tindak balas atau tindak balas. Apabila penerimaan mesej berlaku dalam ditangguhkan, kitaran komunikasi bertulis adalah lebih terhad.

Walau bagaimanapun, disebabkan perkembangan baru dalam komunikasi dan maklumat, banyak saluran membolehkan langkah terakhir kitaran (maklum balas atau respons) selesai pada masa yang hampir sama pada wajah untuk menghadapi komunikasi. Contoh ini adalah perkhidmatan mesej segera.

Ruang kecil untuk redundansi

Rekod tertulis mengehadkan kemungkinan redundansi. Dalam komunikasi lisan, isyarat dan elemen paraverbal - seperti intonasi - menyokong bahasa lisan.

Ini tidak berlaku dalam komunikasi bertulis. Oleh itu, tahap permintaan adalah lebih tinggi, memaksa penerbit menggunakan kata-kata dengan ketepatan yang lebih tinggi.

Malah, komunikasi bertulis mempunyai nilai sosial yang tinggi. Penilaian ini berkurang dengan pengulangan kata-kata dan penggunaan pola sintaksis yang sama. Inilah keaslian dan bahkan inovasi formal yang berlaku.

Perancangan terdahulu

Secara umumnya, komunikasi bertulis bukan aksi yang tidak genap. Apabila menulis, kerap, satu siri syarat atau keperluan dipenuhi. Di antara mereka, jika komunikasi yang berkesan dicari, perlu jelas tentang kandungan mesej secara keseluruhan dan artikulasi dalamannya..

Untuk ini, penerbit mesti mempunyai skema organisasi teks. Apabila teks berlangsung, semua elemen mesej disatukan sehingga idea yang berkaitan dengan makna.  

Jenis

Bagi jenis komunikasi bertulis, terdapat sebanyak pelbagai bidang tindakan manusia. Dengan cara ini, setiap kali beberapa (telegram) hilang dan yang lain muncul (contohnya e-mel). Seterusnya, hanya beberapa perkara yang akan diterangkan.

Memo

Memo adalah cara komunikasi komunikasi tertulis yang paling popular di kalangan anggota organisasi. Ia adalah satu bentuk surat yang disingkat dengan bentuk-bentuk ihsan dan akses yang minimum kepada subjek tertentu mesej.

Dalam komunikasi jenis ini, terdapat format yang telah ditetapkan sebelum ini. Peraturan utama untuk memenuhi termasuk penulisan yang betul dan penghormatan peribadi dan hierarki. Cara menulis mestilah langsung dan tanpa kebiasaan apa-apa jenis.

Laporan

Laporan tersebut adalah satu lagi jenis komunikasi bertulis. Mereka boleh digunakan untuk tujuan komersil, pendidikan, undang-undang atau saintifik.

Bergantung kepada sifat dan tujuan laporan itu, format yang sedia ada mungkin wujud. Walau bagaimanapun, secara umum, laporan harus mempunyai pengenalan ringkas, tujuan utama dan hasil. 

Dalam beberapa keadaan, graf dan jadual dimasukkan untuk memudahkan pemahaman keputusan. Dengan cara yang sama, banyak laporan mengandungi senarai cadangan.

Brosur

Risalah adalah penerbitan di mana syarikat membentangkan produk dan perkhidmatan mereka. Mereka juga diterbitkan untuk membantu wakil jualan dalam lawatan mereka kepada pelanggan.  

Syarikat menghasilkan brosur dalam pelbagai bentuk dan saiz. Sesetengah brosur adalah saiz huruf, sementara yang lain dilipat separuh atau dalam tiga bahagian.

Sebaliknya, mereka dicirikan dengan sangat berwarna-warni dan dengan banyak imej dalam produk atau perkhidmatan utamanya. Teksnya sedikit dan dengan banyak ruang kosong supaya buku kecil dapat dibaca dengan mudah.

E-mel

E-mel adalah, pada masa ini, bentuk komunikasi yang sangat biasa. Mereka digunakan untuk menghantar dokumen, mengatur mesyuarat, mengesahkan janji temu dan calon pekerjaan kenalan. Di samping itu, mereka bekerja untuk menangani perkara peribadi.

Walaupun informal relatif mereka, e-mel mesti mengikut norma konvensional tertentu. Untuk tujuan tersebut, formatnya memberikan ruang kepada pengirim, penerima, subjek dan ruang di mana mesej itu harus ditulis.

Walaupun mereka digunakan untuk tujuan bukan komersial, ada konvensi tertentu yang harus dihormati untuk menghindari tindak balas negatif. Di antara mereka, kita boleh menyebut nama dan tajuk penulisan yang betul, penggunaan tanda baca dan betul dan pengesahan ayat dan paragraf yang betul.

Cadangan

Cadangan adalah dokumen yang menggambarkan projek masa depan. Ini biasanya hanya mempunyai satu atau dua halaman. Ia termasuk kos yang berkaitan dengan setiap tugas spesifik projek.

Kos lain yang tidak diarahkan kepada projek itu boleh disertakan seperti kos percetakan, mel dan pos.

Surat

Surat-surat itu merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang tertua. Subjek huruf boleh menjadi peribadi atau komersial. Sebelum kedatangan borang elektronik, ini adalah cara komunikasi yang sangat popular. Seperti dalam e-mel, bentuk dan mesej ringkas digunakan secara komersial.

Walau bagaimanapun, surat peribadi menunjukkan kurang konvensionalisme dalam tulisan mereka. Rawatan ihsan adalah minimum. Pembangunan tema itu adalah di antara penghantar dan penerima mesej. Bilangan halaman dibatasi oleh keupayaan kedua-duanya. Secara progresif, ini telah digantikan oleh mesej elektronik.    

Telegram

Telegram adalah versi ringkas dan ringkas. Di sini, formula ihsan dijaga sekurang-kurangnya dan kadang-kadang ditinggalkan. Teks mesej ditulis tidak memasukkan bilangan kata-kata yang paling banyak dan menjaga minimum yang diperlukan untuk masuk akal.

Begitu juga bentuk ihsan secara amnya adalah standard dan bentuk ringkas (Encik untuk Encik, Puan, untuk Puan dan orang lain yang serupa). Seperti dalam surat-suratnya, penggunaannya telah berkurangan dengan kemajuan media elektronik.

Faks

Ini adalah cara perintis untuk menghantar mesej yang ditulis secara elektronik. Walaupun kedua-dua penulisan dan pembacaannya dibuat pada kertas bertulis, penghantarannya dilakukan secara elektronik. Penggunaannya telah merosot disebabkan peningkatan penggunaan media elektronik.

Elemen komunikasi bertulis

Pada umumnya, dianggap tiga elemen utama komunikasi bertulis adalah struktur (bentuk kandungan), gaya (penulisan) dan kandungan (tema).

Mengenai struktur, ini membantu pembaca memahami topik tersebut. Itulah sebabnya ia disyorkan untuk menjadi jelas pada tujuan sebelum mula menulis.

Berhubungan dengan gaya, ini berkaitan dengan penerbit dalam contoh pertama. Walau bagaimanapun, adalah penting untuk mengambil kira penerima yang mungkin bahan bertulis. Kadang-kadang, penggunaan ayat atau perenggan pendek diperlukan, dengan perbendaharaan kata yang mudah. Kadang-kadang, mesej itu perlu sedikit lagi dan dijelaskan.

Akhirnya, mengenai perkara ini, ini boleh menjadi pelbagai. Semua bidang interaksi manusia boleh menjadi objek komunikasi bertulis. Ini termasuk dari subjek saintifik kepada peribadi, melalui undang-undang dan prosedur.

Kelebihan

Tetap dalam masa

Komunikasi bertulis adalah sarana kekal maklumat. Oleh itu, ia berguna apabila menyimpan rekod diperlukan. Dengan cara yang sama, sangat penting dalam perwakilan tanggungjawab yang betul dan dalam penetapan norma dan prosedur. Sebaliknya, ia membenarkan permintaan mesej berulang.

Mekanisme kawalan

Terima kasih kepada kemungkinan kesinambungannya pada masa itu, komunikasi bertulis adalah sesuai sebagai alat kawalan. Lembaran atau hasil kawalan, undang-undang, perjanjian, antara lain, adalah dokumen yang paling biasa diproses melalui cara komunikasi ini.

Pemeliharaan

Komunikasi bertulis mempunyai tahap pemeliharaan yang tinggi. Ini membolehkan ia selamat dan berkekalan. Kemajuan teknologi telah membuat cara lain untuk memelihara maklumat yang mungkin. Walau bagaimanapun, sehingga kini, dokumen yang ditulis dalam asalnya tetap merupakan bukti akhir kewujudannya dan keasliannya.

Tahap reflektif yang lebih tinggi

Orang yang menggunakan medium ini cekap mencerminkan sebelum menulis. Tindakan menulis mesej selalu didahului oleh proses pemikiran dan mendefinisikan apa yang ingin anda ungkapkan. Malah penulisannya sendiri adalah proses refleksi. Oleh itu, mod komunikasi ini sesuai untuk menghantar ketepatan dan ketepatan.

Kurang kemungkinan penyimpangan dan tafsiran

Dalam mesej yang dihantar melalui komunikasi bertulis, terdapat kurang kemungkinan penyimpangan. Dalam sistem komunikasi ini, maklumat itu didaftarkan secara kekal dan boleh disahkan pada bila-bila masa. Oleh itu, terdapat kurang kemungkinan penyimpangan atau pengubahan maklumat.

Sebaliknya, terdapat peluang untuk tidak menafsirkan mesej. Sekiranya ada keraguan, mesej itu boleh dibaca semula sebanyak mungkin sehingga pemahaman penuh dicapai.

Begitu juga, kelajuan bacaan atau pembacaan ulang dapat diselaraskan ke tahap pemahaman penerima mesej. Dengan cara ini, ia dapat dijamin bahawa jika kedua-dua penghantar dan penerima mengendalikan kod yang sama, mesej tersebut akan tiba mengikut yang diinginkan.

Kelemahan

Kos

Komunikasi bertulis bukan ekonomi. Terdapat kos yang berkaitan dengan bahan (kertas dan dakwat, antara lain) dan buruh yang digunakan untuk menulis dan menyampaikan tulisan-tulisannya. Kos ini boleh meningkat bergantung kepada jarak fizikal antara penghantar dan penerima.

Keupayaan untuk memahami dengan berkesan

Penggunaan komunikasi bertulis memerlukan kemahiran dan kompetensi yang hebat dalam penggunaan bahasa dan perbendaharaan kata. Kekurangan kemahiran menulis dan kualiti teks yang buruk memberi impak negatif terhadap mesej dan meletakkan pemahaman mereka secara efektif pada risiko.

Maklumbalas

Maklum balas mesej dalam komunikasi bertulis tidak segera. Dalam komunikasi jenis ini, proses pengekodan dan pengekodan adalah perlahan.

Bergantung kepada kod yang digunakan, pemahaman mungkin mengambil masa yang lebih lama daripada yang dikehendaki. Walau bagaimanapun, maklum balas adalah pada kemudahan penerima mesej, bukan penerbit.

Kesulitan menyatakan emosi  

Sebagai medium reflektif, lebih sukar untuk menyatakan emosional dalam komunikasi bertulis. Malah penyair dan artis yang menggunakan medium ini untuk menyatakan kecantikan dan emosi, menggunakan teknik yang sukar digunakan. Kadang-kadang mereka berjaya, tetapi di sisi lain mereka tidak memenuhi objektif untuk memancarkan emosional artis.

Jenis komunikasi ini dikenali sebagai sejuk, tidak peribadi dan berbeza dengan bentuk komunikasi lain yang boleh merangkumi ciri lisan dan gestural. Atas sebab ini ia digunakan lebih kerap dalam penghantaran maklumat di mana ketepatan fakta adalah penting.

Resit tertangguh atau tidak pasti

Kaedah komunikasi bertulis menghalang pengesahan segera penerimaan mesej tersebut. Dalam beberapa kes, walaupun, tidak mungkin untuk menentukan sama ada mesej tersebut mencapai penerima yang dimaksudkan.

Kurang fleksibiliti

Kekurangan fleksibiliti adalah salah satu daripada kelemahan komunikasi bertulis. Sebaik sahaja mesej asal telah dikeluarkan, tidak ada kemungkinan pembetulan kandungan cepat.

Sebarang perubahan yang diperlukan mesti dijamin oleh penerima mesej. Begitu juga, setiap pembetulan yang dibuat, walaupun separa, mempengaruhi keseluruhan mesej.

Rujukan

1. Inc. (s / f). Komunikasi Bertulis Diambil dari inc.com.
2. Sehgal, M. K. (2008). Komunikasi Perniagaan New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. dan Pelayo, N. (2001). Bahasa dan komunikasi Caracas: The National.
4. Bolaños, B. (1996). Komunikasi bertulis. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 September). Jenis Komunikasi Perniagaan Bertulis. Diambil dari bizfluent.com.
6. Sckool (2017, 07 Februari). Tiga elemen utama untuk komunikasi bertulis. Diambil dari sckool.org.   
7. MSG (s / f). Komunikasi Bertulis - Maksud, Kelebihan dan Kekurangan. Diambil dari managementstudyguide.com.
8. Komunikasi perniagaan. (s / f). Kelebihan dan keburukan komunikasi bertulis. Diambil dari thebusinesscommunication.com.
9. Komunikasi perniagaan. (s / f). Kelemahan Komunikasi Bertulis dalam Perniagaan. Diambil dari bizcommunicationcoach.com.