7 Fungsi Pembantu Tadbir Prinsipal

The fungsi pembantu pentadbiran mereka adalah tugas-tugas bantuan dan iringan kepada aktiviti-aktiviti biasa yang dimajukan oleh sebuah syarikat. Oleh itu, mereka adalah asas untuk operasi yang cekap.

Aktiviti-aktiviti ini biasanya berubah-ubah mengikut kawasan perniagaan syarikat di mana mereka bekerja. Sebagai contoh, di pejabat khusus seperti firma undang-undang, peserta biasanya mempunyai latihan khusus untuk prestasi aktiviti tertentu.

Walau bagaimanapun, terdapat fungsi umum untuk semua bidang yang, biasanya, berputar di sekeliling pengedaran dan pentadbiran maklumat di dalam pejabat. Ini termasuk pengurusan dokumen, arkib dan organisasi acara.

Tetapi aktiviti-aktiviti ini boleh menjadi lebih luas. Kadang-kadang pembantu pentadbiran juga perlu menangani pemprosesan maklumat perakaunan dan juga menjamin fungsi sumber teknologi syarikat.

7 fungsi utama pembantu pentadbiran

1- Pengurusan dokumen

Salah satu fungsi utama pembantu pentadbiran adalah untuk membantu ahli-ahli pejabat dengan pengurusan dokumen dan fail.

Biasanya tugas ini berkaitan dengan penyimpanan, organisasi dan pentadbiran fail.

Walau bagaimanapun, pada masa-masa tertentu anda mungkin perlu menulis, mengedit dan menyemak dokumen.

Di sesetengah syarikat, mereka juga diminta untuk mengambil keputusan surat atau nota dan merekodkan minit mesyuarat yang berlaku.

Dalam sesetengah kes, contohnya apabila berurusan dengan firma undang-undang, latihan khusus diperlukan untuk memenuhi fungsi ini: pembantu pentadbiran perlu memahami terminologi dan prosedur undang-undang.

Sebaliknya, pembantu pentadbiran yang bekerja dalam bidang perubatan memerlukan pengetahuan yang berbeza. Mereka mesti mempunyai latihan yang diperlukan untuk menangani pesakit dan membaca laporan perubatan.

2- Perancangan acara

Perancangan acara pejabat juga biasanya menjadi tanggungjawab pembantu pentadbiran. Saiz tanggungjawab ini boleh berubah mengikut saiz syarikat.

Satu acara boleh jadi hanya mesyuarat atau makan tengah hari perniagaan, tetapi ia juga boleh menjadi kongres atau parti perniagaan yang lebih besar.

Dalam mana-mana kes, pembantu mesti menguruskan semua kriteria yang berkaitan dengan kejadian itu.

Ini termasuk menghubungi pembekal, membuat tempahan, memilih menu dan hiasan. Tetapi ia juga termasuk menghubungi, menjemput dan mengesahkan peserta, penceramah dan penceramah sekiranya ini diperlukan.

3- Perhatikan muka pengguna dan pengunjung

Perhatian kepada pengguna biasanya merupakan tugas yang paling biasa untuk pembantu pentadbiran. Penonton yang tumpuan perhatian sentiasa bergantung pada saiz syarikat dan orientasi perniagaannya.

Dalam hal syarikat-syarikat kecil yang secara langsung menyampaikan kepada orang ramai, ada kemungkinan pembantu pentadbiran harus menerima pelanggan.

Apabila ini berlaku, kerja mereka bertujuan untuk membimbing dan membantu mereka semasa mereka berada di kemudahan syarikat.

Di syarikat yang lebih besar, pembantu pentadbiran perlu menghadiri pelawat lain sebagai rakan atau pembekal besar.

Dalam kes ini, misi mereka akan membimbing mereka dalam memenuhi agenda dan mesyuarat mereka dengan pengurusan atau bidang lain syarikat.

4- Telefon dan bantuan maya

Telefon dan perhatian maya dimasukkan dalam kategori bantuan pengguna. Dalam kes bantuan telefon, orientasi pelanggan dan rakan kongsi dimasukkan, serta organisasi dan pentadbiran agenda.

Apabila mendapat perhatian maya, tugasan bergantung kepada saluran yang disediakan oleh syarikat untuk perkhidmatan pelanggan atau pengurusan maklumat.

Dalam beberapa kes, ia adalah mengenai menguruskan e-mel, menanggapi, menghantar atau mengarkibkan mesej seperti yang diperlukan.

Dalam kes lain, apabila saluran komunikasi maya lebih pelbagai, tugas lain boleh dimasukkan, seperti perhatian kepada orang ramai melalui sistem sembang atau menjawab soalan melalui rangkaian sosial syarikat..

Di syarikat-syarikat besar, biasanya terdapat kakitangan khusus yang memberi tumpuan kepada perhatian saluran komunikasi ini. Apabila syarikat kecil, tugas ini biasanya ditinggalkan oleh pembantu pentadbiran.

- Pentadbiran agenda

Pengurusan agenda biasanya salah satu tugas yang paling penting pembantu pentadbiran.

Tanggungjawab ini termasuk menerima permintaan untuk temu janji dan mesyuarat melalui telefon, secara peribadi atau dalam talian, dan menganjurkannya dalam agenda mengikut kriteria yang ditetapkan.

Ia juga termasuk mesyuarat penjadualan di dalam dan di luar syarikat, makan tengah hari dan perjalanan perniagaan.

Dalam kes-kes yang terakhir ini, juga tanggungjawab pembantu untuk menempah penerbangan, hotel, restoran atau bilik mesyuarat yang diperlukan..

- Perakaunan

Kadang-kadang pembantu pentadbiran bertanggungjawab untuk pemantauan dan rakaman perbelanjaan yang berlaku di dalam syarikat. Kewajipan ini boleh menjadi mudah, seperti merakam perbelanjaan tertentu dalam spreadsheet.

Dalam sesetengah kes, pembantu diminta untuk memberi latihan untuk pembangunan tugas yang lebih kompleks. Sebagai contoh, tanggungjawab anda mungkin termasuk penyampaian laporan perakaunan kepada pihak pengurusan.

Biasanya ini bergantung pada saiz syarikat. Syarikat besar biasanya mempunyai peranan yang lebih khusus; dalam maklumat perakaunan ini ditadbirkan oleh orang yang diupah untuk tujuan itu.

Walau bagaimanapun, salah satu kemahiran asas untuk pembantu pentadbiran adalah domain perisian perakaunan pejabat, seperti Microsoft Excel.

7- Pengurusan teknologi

Pengurusan sumber teknologi juga merupakan sebahagian daripada fungsi pembantu pentadbiran. Dalam pengertian ini, tanggungjawabnya adalah untuk menjamin bahawa semua alat yang diperlukan untuk operasi syarikat beroperasi dengan baik.

Ini termasuk membuat salinan sandaran maklumat yang terkandung dalam peralatan komputer dan kemas kini antivirus, antara tugas lain.

Sebaliknya, ia termasuk pentadbiran peralatan seperti projektor dan komputer riba.

Ia juga melibatkan kajian dan penyelenggaraan peralatan yang diperlukan untuk pembangunan normal aktiviti-aktiviti yang berada di bawah tanggungjawab mereka.

Ini tidak bermakna pembantu pentadbiran perlu mempunyai pengetahuan teknikal. Kerja-kerjanya adalah khusus dalam pengambilan kakitangan teknikal yang melakukan penyelenggaraan peralatan secara tetap untuk mengelakkan kemunduran.

Rujukan

1. Bucky, J. (2017). Tugas Kerja Setiausaha Eksekutif dan Pembantu Tadbir. Diperolehi daripada: thebalance.com
2. Pembina kerjaya (2016). Bekerja sebagai pembantu pentadbiran - Pilihan yang sangat baik untuk umum. Diperolehi daripada: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Apakah Pembantu Tadbir Perubatan Adakah? Diperolehi daripada: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Tugas Pembantu Tadbir. Diperolehi daripada: study.com